Řádně doručeno aneb doručování pracovněprávních písemností podle zákoníku práce

Nezbytnou součástí pracovněprávních vztahů je také doručování písemností druhé straně, ať se jedná o rozličné písemné informace, mzdové výměry nebo významná právní jednání směřující ke skončení pracovního poměru, jako jsou výpovědi z pracovního poměru či jeho okamžitá zrušení. Společnou vlastností takových dokumentů je ovšem to, že aby nastaly jejich právní účinky, musí být druhé straně řádným způsobem doručeny. Přestože tato část se může zdát jako poměrně snadná a nekomplikovaná, jsou s ní často spojené právní i praktické problémy, kterým se budeme věnovat v rámci tohoto článku.

1. DORUČOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮM

Zákoník práce obsahuje zvláštní (přísnější) úpravu doručování do vlastních rukou zaměstnance, které se týká písemností uvedených v § 334 odst. 1 ZP. Jedná se o písemnosti týkající se vzniku, změn či skončení pracovního poměru (tj. návrhy pracovní smlouvy, její dodatky, případně i jiné písemné dohody zasahující do práv zaměstnance, a tedy měnící pracovní poměr, jako například dohoda o (hmotné) odpovědnosti či dohoda o pracovní pohotovosti, a veškeré ukončovací úkony, včetně vytýkacích dopisů a zápočtového listu), odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, mzdový a platový výměr a záznam o porušení režimu dočasně práceneschopného pojištěnce. V případech, kdy si zaměstnavatel není jistý, zda daný dokument spadá do výše uvedeného výčtu (například pokud jde o odstoupení od konkurenční doložky), doporučujeme spíše dodržet přísnější právní úpravu pro doručování (tedy doručení do vlastních rukou zaměstnance), aby nebylo následně ze strany zaměstnance doručení zpochybněno.

Zaměstnavatel může zaměstnanci výše uvedené písemnosti doručit osobně, elektronicky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Zaměstnavatel si ovšem nemůže vybrat některý z těchto způsobů doručení libovolně. Zejména není možné rovnou písemnost zaslat poštou – nejprve se musí zaměstnavatel pokusit doručit zaměstnanci písemnost osobně nebo elektronicky za předpokladu, že zaměstnanec vůbec dal souhlas k elektronickému doručování (s takovým souhlasem jsme se doposud nikdy nesetkali). Teprve pokud není osobní doručení možné, respektive pokud zaměstnanec nedal souhlas s elektronickým doručováním, lze přistoupit k doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Pokud by zaměstnavatel přistoupil rovnou k doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, aniž by se nejprve pokusil o osobní doručení, hrozí riziko, že písemnost bude považována za nedoručenou, a tedy nenastanou její právní účinky. Výjimkou z tohoto pravidla je případ, kdy i přes pochybení zaměstnavatele v postupu doručování zaměstnanec písemnost prokazatelně převezme (od doručovatele nebo si vyzvedne zásilku uloženou u provozovatele poštovních služeb). Za této situace pochybení ve způsobu doručení dále nemá žádný význam a písemnost je považována za doručenou.¹

Samozřejmě i jakékoliv jiné dokumenty, neuvedené ve výčtu v § 334 odst. 1 ZP (do této nepočetné kategorie písemností mohou spadat například písemné nařízení dovolené nebo poskytnutí jiných informací písemně, například informací v oblasti BOZP podle § 103 ZP), musejí být zaměstnanci doručeny, aby vůči němu měly právní účinky. Zaměstnavatel je ale může doručit libovolným způsobem, který si zvolí a později jej bude schopen prokázat, protože zákoník práce blíže postup doručení neupravuje. I v těchto případech je ovšem nejjednodušší doručit takový dokument zaměstnanci osobně přímo na pracovišti, kdy zaměstnanec takové převzetí zaměstnavateli potvrdí, ale lze využít i doručení prostřednictvím pošty (viz níže) bez nutnosti předchozího pokusu o osobní doručení; poštovní zásilku nemusí ani nutně posílat do vlastních rukou zaměstnance.

OSOBNÍ DORUČENÍ

Při doručování písemností určených do vlastních rukou zaměstnance je zaměstnavatel povinen se pokusit zaměstnanci doručit listinu nejprve osobně, a to dle § 334 odst. 2 ZP na pracovišti, v bytě zaměstnance nebo kdekoliv jinde, kde ho zastihne, tedy např. klidně i v nákupním centru nebo oblíbeném restauračním zařízení. Otázkou je, zda je povinnost zaměstnavatele doručovat v bytě zaměstnance ovlivněna například tím, že se daný byt nachází daleko od prostor zaměstnavatele (a s pokusem o osobní doručení by byly spojeny další náklady); bohužel zákon tento aspekt neřeší a není nám známé ani žádné relevantní soudní rozhodnutí.

Osobně lze doručovat kdykoliv během dne, po zaměstnanci však nelze požadovat, aby se dostavil na zaměstnavatelem určené místo k převzetí písemnosti. Za doručenou do vlastních rukou se považuje písemnost předaná přímo zaměstnanci, případně jeho opatrovníkovi. Kdyby byla předána někomu jinému (např. manželovi či manželce), nepovažuje se za doručenou². Až následně může zaměstnavatel, není-li osobní doručení možné, přistoupit k doručení prostřednictvím pošty.

Písemnost se považuje za doručenou též odmítnutím jejího přijetí zaměstnancem. Naopak, v případě osobního doručování se písemnost nepokládá za doručenou, pokud zaměstnanec neposkytl součinnost nezbytnou k jejímu doručení (na rozdíl od doručování prostřednictvím pošty). Pro příklad, pokud se zaměstnavatel snaží doručit osobně písemnost prostřednictvím pověřených zaměstnanců v bytě zaměstnance, ale tento zaměstnanec při pokusu o doručení vůbec neotevře dveře, jedná se o neposkytnutí součinnosti a písemnost nelze považovat za doručenou. Nicméně pokud již zaměstnanec otevře dveře a po zjištění, jaký dokument a kým je mu doručován, odmítne dokument fyzicky převzít, jedná se o odmítnutí převzetí, kdy je již písemnost považována za doručenou. V případě, že zaměstnanec takto odmítne písemnost převzít, není zaměstnavatel povinen ji jakkoliv zanechávat v jeho dispozici, tedy např. vhazovat do dopisní schránky apod.

Ne vždy je nutné, aby doručoval přímo zaměstnavatel, tedy statutární orgán u právnických osob nebo přímo zaměstnavatel jako fyzická osoba. Je-li zaměstnavatelem právnická osoba, mohou doručení provést ti, kdo za ni činí právní jednání v pracovněprávních vztazích, popřípadě i další její zaměstnanci, kteří tím byli pověřeni. Přípustné je též doručení prostřednictvím zástupce zaměstnavatele, například advokáta.

Doručení listiny zaměstnanci, popřípadě to, že zaměstnanec odmítl písemnost přijmout, musí být zaměstnavatel připraven prokázat, což se děje zpravidla písemným záznamem, na němž zaměstnanec potvrdí svým podpisem převzetí listiny nebo na němž bude potvrzeno (tím, kdo doručení za zaměstnavatele prováděl, popřípadě též minimálně dvěma svědky doručení), že zaměstnanec přijetí písemnosti odmítl.

DORUČOVÁNÍ PÍSEMNOSTI ADVOKÁTU ZAMĚSTNANCE

Od 1. 7. 2009 se při doručování advokátu zaměstnance již nepostupuje dle § 48 OSŘ, přestože na toto ustanovení zákoník práce stále odkazuje, ale dle obecných ustanovení o doručování v občanském soudním řádu. Advokátovi tak lze doručovat osobně i prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, dle volby zaměstnavatele, vždy ovšem musí zaměstnavatel být schopen řádné doručení prokázat. Plná moc udělená advokátovi pochopitelně musí zahrnovat i doručování písemností (výslovně nebo v rámci kontextu plné moci).

DORUČENÍ PROSTŘEDNICTVÍM PROVOZOVATELE POŠTOVNÍCH SLUŽEB

Doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb je, jak jsme již uváděli výše, možné až v případě, není-li možné provést osobní doručení a také případně elektronické doručení (vyslovil-li s takovým doručováním zaměstnanec souhlas). Při volbě tohoto způsobu doručení písemnosti zaměstnavatel zasílá písemnost na poslední adresu zaměstnance, která je mu známá – tedy často na přechodnou adresu, nikoliv adresu trvalého bydliště (proto je dle našeho názoru lepší třeba i v pracovních smlouvách neuvádět při identifikování zaměstnance "trvalé bydliště", ale jen "bytem"). Zaměstnanec má dle našeho názoru povinnost sdělit zaměstnavateli svou aktuální adresu s tím, že pokud tak neučiní, nemůže se bránit neúčinným doručením. Od 1. 1. 2007 již neplatí³, že se zaměstnanec musí na dané adrese zdržovat – překážkou doručení by tak neměly být případy, kdy by zaměstnanec prokázal, že se v době doručení (či spíše v době uložení zásilky na poště – viz níže) zdržoval jinde, třeba u známých či příbuzných.

Doručení písemnosti tímto způsobem musí být tedy provedeno do vlastních rukou a v zájmu prokazatelnosti doloženo písemným záznamem o doručení (tzv. dodejka nebo doručenka). Pokud zásilka obsahující písemnost zaměstnavatele předaná poště zaměstnavatelem k doručení zaměstnanci neobsahuje doručenku nebo poznámku "do vlastních rukou výhradně jen adresáta“, popřípadě je na zásilce uvedena jiná než poslední adresa zaměstnance, která je zaměstnavateli známa, považuje se písemnost i přesto za řádně doručenou, jestliže zaměstnanec písemnost od pošty prokazatelně osobně převzal.⁴ Naopak by tedy nebyla pokládána za doručenou, pokud by zásilka nebyla zaměstnancem na poště vyzvednuta.

Jak je uvedeno výše, písemnost by měla být vždy zaslána s využitím doplňkové služby "do vlastních rukou výhradně jen adresáta" (tedy za použití obálky s červeným pruhem), jelikož zákoník práce požaduje, aby byla písemnost převzata zaměstnancem nebo jeho zmocněncem na základě plné moci s úředně ověřeným podpisem. V případě, že by byla zvolena pouze možnost "do vlastních rukou", může být písemnost předána i jiným osobám, než požaduje zákoník práce (např. manželovi, zmocněnci zaměstnance na základě obyčejné plné moci nebo zákonnému zástupci zaměstnance).

V případě, kdy je v jedné obálce zasíláno více písemností nebo dochází k zasílání více písemností…