Přestože zaměstnavatel nemůže vyslat na pracovní cestu
člena rodiny zaměstnance (není-li člen rodiny současně také zaměstnancem
uvedeného zaměstnavatele), může nastat situace, kdy s vědomím nebo bez vědomí
zaměstnavatele jede se zaměstnancem vyslaným na pracovní cestu člen jeho
rodiny nebo i jiná osoba. To se může stát při tuzemské pracovní cestě, při
zahraniční pracovní cestě i při cestě zaměstnance k výkonu práce do zahraničí.
Mohou být při takovýchto cestách poskytnuty cestovní náhrady také členu rodiny
zaměstnance nebo zaměstnanci za člena jeho rodiny?
Nejprve si odpovězme na první část otázky, tj., zda
mohou být poskytnuty cestovní náhrady členu rodiny zaměstnance, který cestuje
spolu se zaměstnancem vyslaným na pracovní cesu. Členu rodiny nebo jiné
osobě, která cestuje se zaměstnancem, nemůže zaměstnavatel tohoto
zaměstnance poskytnout bez daňových problémů cestovní náhrady v
zásadě nikdy. Cestovní náhrady se totiž podle zákoníku práce poskytují výhradně
zaměstnanci, osobám, které se za zaměstnance podle
§ 6 odst. 1 zákona o daních z
příjmů považují, a osobám, o kterých tak stanoví zvláštní předpis, jako např.
§ 184 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, § 15 odst. 9 a §
83 odst. 11 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, § 78 zákona
č. 128/2000 Sb., o obcích, § 53 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích. Pokud
by se tak přesto stalo, šlo by o smluvně nepodložené výdaje, které by u
uvedeného zaměstnavatele byly daňově neuznatelné, a u příjemce by šlo o částky,
které by byly předmětem daně z příjmů.
To znamená, že pokud jede se zaměstnancem vyslaným na
tuzemskou nebo zahraniční pracovní cestu bez vědomí nebo i s vědomím
zaměstnavatele člen rodiny (nebo jiná osoba), pak takovým osobám nemůže uvedený
zaměstnavatel poskytnout cestovní náhrady, a to ani v případě, že by člen
rodiny vezl zaměstnance vyslaného na pracovní cestu svým soukromým vozidlem
anebo by řídil vozidlo zaměstnance. Stejně tak mu nelze hradit ubytování se
zaměstnancem ani jiné náhrady.
Výše uvedené, tj. náhrady jízdních výdajů, výdajů za
ubytování apod., které vznikly členu rodiny či jiné osobě cestující se
zaměstnancem (ani stravné, zahraniční stravné a kapesné), nelze poskytnout ani
zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu. Zaměstnanci tak nelze poskytnout např.
ani náhradu výdajů za ubytování dvou osob v hotelu ve dvoulůžkovém pokoji, když
druhou ubytovanou osobou byl člen rodiny zaměstnance nebo jiná osoba, která
není zaměstnancem uvedeného zaměstnavatele.
Příklad:
Zaměstnanec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu
letadlem. Místo nástupu a ukončení pracovní cesty bylo stanoveno bydliště
zaměstnance. Na letiště odvezl zaměstnance jeho vlastním vozidlem příbuzný
zaměstnance, který po příletu zaměstnance zpět do České republiky opět…
