Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen "ZJMHZ"), je v právním řádu České republiky zcela novým právním předpisem, jehož účinnost nastane od 1. 1. 2026. Jedná se o zákon, který stěžejním způsobem dopadá na zaměstnavatele. Jeho hlavním obsahem je tzv. jednotné měsíční hlášení, což bude v podstatě nový prostředek pro hromadné hlášení informací. V tomto zákoně ovšem nalezneme i úpravu související s tzv. evidencí zaměstnavatelů a evidencí zaměstnanců. Se zákonem o JMHZ velice úzce souvisí tzv. změnový zákon, tj. zákona č. 360/2025 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen "změnový zákon k JMHZ"), a rovněž nařízení vlády č. 417/2025 Sb., k provedení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen "nařízení vlády k JMHZ").
JEDNOTNÉ MĚSÍČNÍ HLÁŠENÍ ZAMĚSTNAVATELE
Jednotné měsíční hlášení je v podstatě nový procesní nástroj pro plnění povinností zaměstnavatelů. Je však důležité si uvědomit, že konkrétní povinnosti zaměstnavatelů hlásit údaje o sobě a svých zaměstnancích stanoveným orgánům veřejné moci zůstávají upraveny ve stávajících zákonech. Pouze na základě změnového zákona k JMHZ došlo k novelizaci těchto dotčených zákonů v tom smyslu, že údaje bude zaměstnavatel nově zasílat prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení. Zákon o JMHZ tedy nestanovuje (až na výjimky, viz níže) povinnost zaměstnavatele hlásit konkrétní údaje (ta je obsažena ve stávajících zákonech, např. zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů nebo zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění), a nenalezneme v něm ani výčet údajů, které zaměstnavatel prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení hlásí. Výčet těchto údajů nalezneme v přílohách k nařízení vlády k JMHZ.
Hlášené údaje a uživatelé údajů
Hlášenými údaji se rozumí údaje, které zaměstnavatel povinně zasílá prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení. Je to shluk údajů, které zaměstnavatel podle stávající právní úpravy zasílá různým orgánům veřejné moci na různých tiskopisech a v různých lhůtách. Od dubna 2026 budou tyto údaje zasílat zaměstnavatelé najednou v rámci jednoho elektronického podání, tedy jednotného měsíčního hlášení. Takto odeslané údaje se shromáždí v tzv. systému evidence jednotného měsíčního hlášení, jehož správcem je Ministerstvo práce a sociálních věcí (dále jen "MPSV"). Z tohoto systému poté MPSV zajistí zpřístupnění těchto údajů uživatelům údajů, které na ně mají zákonné oprávnění.
Uživateli údajů jsou konkrétní orgány veřejné moci stanovené v § 5 odst. 2 ZJMHZ. V rámci tohoto výčtu je třeba upozornit, že Ministerstvo spravedlnosti a Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy se uživateli údajů stanou až od 1. 1. 2027.
V souvislosti s hlášenými údaji jsou přímo v zákoně o JMHZ vydefinovány některé identifikátory, které bude muset zaměstnavatel při zasílání jednotného měsíčního hlášení, ale i při zasílání podání v souvislosti s evidencí zaměstnanců a evidencí zaměstnavatelů, uvádět, aby bylo možné rozlišit jednotlivá zaměstnání. Jedná se o osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání. Oba tyto identifikátory bude zaměstnavateli doručovat Česká správa sociálního zabezpečení.
Podoba jednotného měsíčního hlášení
Jednotné měsíční hlášení je výhradně elektronické podání a lze ho zaslat třemi možnými způsoby podle § 8 odst. 1 ZJMHZ (tj. datová schránka, ePortál, APEP/VREP). U jednotného měsíčního hlášení se rozlišuje několik částí. Jde o souhrnnou část, pojistnou a individualizovanou. Údaje, které se v rámci jednotlivých částí hlásí, lze souhrnně najít v příloze č. 1 nařízení vlády k JMHZ, a to konkrétně v části A, kde nalezneme údaje k souhrnné části, v části B údaje k pojistné části a pak v dalších částech C až J k individualizované části, kde jsou navíc hlášení pro přehlednost rozlišena podle typů zaměstnání.
Jednotné měsíční hlášení musí být zasíláno v předepsaném formátu a obsahové struktuře. Tyto náležitosti jsou stanoveny v nařízení vlády k JMHZ. Datovou strukturu podání určí a zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup Česká správa sociálního zabezpečení.
Účinnost a neúčinnost jednotného měsíčního hlášení, méně závažné formální vady, opravy
V zákoně o JMHZ jsou definovány tzv. technické a formální vady podání. Oproti formálním vadám, pokud podání obsahuje technickou vadu, je neúčinné. Jedná se o závažné vady, po kterých je podání odmítnuto hned v prvopočátku a nepostupuje se k dalšímu zpracování. Například se jedná o chybný formát podání (jiný než XML).
S formálními vadami je to poněkud složitější, ne každá znamená neúčinnost podání. Příloha č. 6 nařízení vlády k JMHZ obsahuje výčet méně závažných formálních vad, které neúčinnost podání nezpůsobí. Na tyto chyby budou však zaměstnavatelé rovněž upozorněni (budou vypsané v tzv. protokolu o zpracování) a budou je muset následně opravit.
U formálních vad je též důležité rozlišit, v jaké části jednotného měsíčního hlášení se vyskytují. Pokud je to v souhrnné nebo pojistné části, je hlášení v části, která vadu obsahuje, neúčinné. Ovšem pokud se formální vada vyskytuje v individualizované části, bude neúčinná pouze její součást vztahující se ke konkrétnímu zaměstnanci a zaměstnání, kde byla vada zjištěna.
K podání opravného hlášení vyzve zaměstnavatele Česká správa sociálního zabezpečení a zaměstnavatel má poté čas do 8 dnů od doručení výzvy toto opravné hlášení zaslat. Co bude pro zaměstnavatele usnadňující, je to, že výzva k podání opravného hlášení bude obsahovat i konkrétní identifikaci vad způsobujících neúčinnost části nebo součásti jednotného měsíčního hlášení. O podání výzvy k opravě budou vyrozuměni vždy i uživatelé údajů, aby byli případně upozorněni na chybné údaje a nemuseli s nimi mylně nakládat.
Jednotné měsíční hlášení v lednu, únoru a březnu 2026
Povinnost zasílat jednotné měsíční hlášení vznikne zaměstnavatelům až od 1. 4. 2026. Nicméně za měsíce leden, únor a březen 2026 budou muset zaměstnavatelé údaje prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení dohlásit. Za každý z těchto měsíců zvlášť budou muset zaměstnavatelé zaslat jednotné měsíční hlášení (tedy celkem odešlou tři samostatná jednotná měsíční hlášení). Lhůta pro podání jednotných měsíčních hlášení za tyto tři měsíce je stanovena do 30. 6. 2026 (srov. § 34 ZJMHZ). Je však nutné upozornit, že tato povinnost se nevztahuje na zaměstnavatele, kteří jsou zahrnuti do tzv. pilotního projektu k jednotnému měsíčnímu hlášení (zaměstnavatelé podle § 123o odst. 1 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení) a zaslali jednotné měsíční hlášení za tyto měsíce již v rámci tohoto projektu.
S tímto přechodným obdobím souvisí i ustanovení § 39 odst. 6 ZJMHZ, kde je upravena povinnost České správy sociálního zabezpečení sdělit zaměstnavateli ve lhůtě do 15. 4. 2026 osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání u zaměstnance, který byl alespoň jeden den veden v registru pojištěnců podle ZNP v období leden až březen 2026. Protože údaje i za takové zaměstnance bude zaměstnavatel povinen prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení dohlásit.
Jednotné měsíční hlášení od dubna 2026
Od dubna 2026 budou zaměstnavatelé zasílat údaje v jednotném měsíčním hlášení vždy za kalendářní měsíc, a to ve lhůtě od prvního do dvacátého dne kalendářního měsíce bezprostředně následujícího po kalendářním měsíci, ke kterému se jednotné měsíční hlášení vztahuje. Některé údaje ale zaměstnavatelé nemusí zasílat pravidelně každý měsíc, může se jednat o údaje, u kterých zvláštní právní předpis určí frekvenci například čtvrtletní, nebo jednou ročně. Toto období lze u konkrétních údajů dohledat v příloze č. 1 nařízení vlády k JMHZ.
ZAMĚSTNAVATEL A EVIDENCE ZAMĚSTNAVATELŮ
Kdo se považuje za zaměstnavatele podle zákona o JMHZ, je uvedeno v § 2 ZJMHZ. Tento zákon odkazuje na definice zaměstnavatelů podle konkrétních právních předpisů. Okruh zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ je mnohem širší než podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (dále…
