Dotaz
Zaměstnanec, který jezdí na pracovní cesty každý týden, mi předává vyplněné cestovní příkazy jednou za půl roku. Vím, že pokud si bere zálohu na cestovní náhrady, měl by ji vyúčtovat do 10 pracovních dnů. Za jak dlouhé období zpětně lze vyúčtovat cestovní náhrady, když si zálohy na pracovní cesty nebere?
Právní předpisy
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZP")
-
§ 4 ZP
-
§ 4a odst. 4 ZP
-
§ 42 ZP
-
§ 151 a § 152 ZP
-
§ 183 odst. 3 a 5 ZP
-
§ 346c ZP
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "NOZ")
Odpověď
Ve smyslu § 151 ZP je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady, tj. náhradu výdajů, které mu vznikly při cestách uvedených v § 152 ZP a v některých dalších případech uvedených v části sedmé zákoníku práce. Samozřejmostí je, že vyúčtování cestovních náhrad s následným vypořádáním doplatku nebo přeplatku se zaměstnancem se provádí po ukončení pracovní cesty.
V ustanovení § 183 odst. 3 ZP je uvedeno, že zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po pracovní cestě předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu, nedohodne-li se se zaměstnavatelem na jiné lhůtě. Zaměstnavatel je pak podle § 183 odst. 5 ZP povinen do dalších deseti pracovních dnů, není-li dohodnuta jiná lhůta, provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit práva zaměstnance na tyto náhrady. Doba, za jak dlouho zpětně tak zaměstnavatel musí učinit, v zákoníku práce uvedena není. Nedodržení uvedených lhůt tedy prakticky neznamená zánik práva zaměstnance na cestovní náhrady. Jde ale o to zda, příp. kdy, je toto právo promlčeno.
Promlčecí lhůta na uplatnění či poskytnutí cestovních náhrad není zákoníkem práce stanovena. Ve smyslu § 4 ZP a § 629 NOZ a dalších jde o promlčecí lhůtu tříletou, může však být dohodnuta lhůta kratší nebo delší, nejméně však v trvání jednoho roku. To ve výše uvedených souvislostech prakticky znamená, že zaměstnavatel musí zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady, když zaměstnanec poskytne zaměstnavateli nezbytné doklady a informace ke stanovení jejich výše nejpozději do tří let od ukončení příslušné pracovní cesty nebo cesty, za níž mu cestovní náhrady podle zákoníku práce, příp. vnitřního předpisu zaměstnavatele přísluší.
Zaměstnavatel tedy nemůže spoléhat na to, že když zaměstnanec do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty nepředložil doklady pro provedení vyúčtování cestovních náhrad, že cestovní náhrady nechce a že mu je tedy nebude muset poskytnout. Musí si být vědom také toho, že podle § 346c ZP nemůže zaměstnanec zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu kromě mzdy, platu, odměny z dohody a jejich náhrady, odstupného, odměny za pracovní pohotovost, ani náhrady výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, tj. tedy ani povinnosti poskytnout mu cestovní náhrady. A i kdyby tak zaměstnanec učinil, nepřihlíží se k tomu (viz § 4a odst. 4 ZP).
K tomu, aby zaměstnavatel mohl provést vyúčtování cestovních náhrad, musí zaměstnanec po ukončení pracovní cesty zaměstnavateli zejména: předložit doklady o jízdních výdajích, výdajích za ubytování a nutných vedlejších výdajích a sdělit:
• časový průběh pracovní cesty,
• zda a který den mu bylo bezplatně poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda či večeře,
• u zahraniční pracovní cesty také dobu přechodu státních hranic České republiky a dalších států,
• další informace nezbytné ke správnému stanovení výše cestovních náhrad.
V některých případech má zaměstnavatel veškeré potřebné informace ke stanovení správné výše cestovních náhrad (např. v některé ze svých evidencí, jako je povinná evidence vedená podle § 96 ZP, záznamy…
