Vnitřní firemní předpisy

1101

Vnitřní firemní předpisy

Ing. Růžena Klímová

 NahoruVnitřní firemní předpisy

Vnitřní předpisy vydává zaměstnavatel všude tam, kde konkrétní situaci neřeší žádný právní předpis a kde zaměstnavatel potřebuje dosáhnout jednoznačného řešení. Proto každý vnitřní firemní předpis musí být vydáván písemně a musí s ním být seznámeni všichni zaměstnanci dříve, než vstoupí v účinnost. Vnitřní firemní předpisy lze vydávat buď ke stanovení konkrétních pravidel, která budou respektována po určité období, nebo k nahodile vzniklé konkrétní situaci, kterou je třeba jednoznačně řešit. Nejčastěji vydávané vnitřní předpisy se však týkají především organizace podniku (organizační řád), pracovních vztahů (pracovní řád) a odměňování zaměstnanců (vnitřní mzdový předpis).

Vnitřní předpisy podle § 305 ZP

Tyto vnitřní předpisy může platně vydat i zaměstnavatel, u kterého působí odborová organizace, a může v nich stanovit mzdová nebo platová práva a ostatní práva v pracovněprávních vztazích, z nichž je oprávněn zaměstnanec. Zaměstnavatel však nemůže vydat vnitřní předpis podle § 86 odst. 1 ZP o zavedení konta pracovní doby, pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace. V tomto případě výběr nemá a musí konto pracovní doby zavést kolektivní smlouvou. Vnitřní předpis nesmí ukládat povinnosti jednotlivým zaměstnancům.

Vnitřní předpis musí být vydán písemně, nesmí být v rozporu s právními předpisy ani být vydán se zpětnou účinností, jinak je zcela nebo v dotčené části neplatný. Nejde-li o pracovní řád, vydává se vnitřní předpis zpravidla na dobu určitou, nejméně však na dobu 1 roku. Vnitřní předpis týkající se odměňování může být vydán i na kratší dobu.

Vnitřní předpis je závazný pro zaměstnavatele a pro všechny jeho zaměstnance. Nabývá účinnosti dnem, který je v něm stanoven, nejdříve však dnem, kdy byl u zaměstnavatele vyhlášen. Zaměstnavatel je povinen zaměstnance seznámit s vydáním, změnou nebo zrušením vnitřního předpisu nejpozději do 15 dnů. Vnitřní předpis musí být všem zaměstnancům zaměstnavatele přístupný. Zaměstnavatel je povinen uschovat vnitřní předpis po dobu 10 let ode dne ukončení doby jeho platnosti.

Jestliže zaměstnanci vzniklo na základě vnitřního předpisu právo z pracovněprávního vztahu, zejména mzdové, platové nebo ostatní právo v pracovněprávních vztazích, nemá zrušení vnitřního předpisu vliv na trvání a uspokojení tohoto práva.

Zaměstnavatel má možnost, nikoli povinnost, vydat vnitřní předpis a je na jeho uvážení, která práva zaměstnanců (mzdová, platová, ostatní – například prodloužení dovolené, rozšíření překážek v práci na straně zaměstnance, zkrácení stanovené týdenní pracovní doby bez snížení mzdy apod.) do vnitřního předpisu zařadí, provede-li úpravu v jednom vnitřním předpisu, nebo zda každé právo zaměstnanců upraví v samostatném vnitřním předpisu.

Vnitřní předpis je (kromě ustanovení § 305 ZP) výslovně zmiňován v těchto ustanoveních zákoníku práce:

• § 4a odst. 1 a 2 ZP - odchylná úprava práv a povinností v pracovněprávních vztazích nesmí být nižší nebo vyšší, než je právo nebo povinnost, které stanoví tento zákon nebo kolektivní smlouva jako nejméně nebo nejvýše přípustné; k odchylné úpravě může dojít smlouvou, jakož i vnitřním předpisem; k úpravě povinností zaměstnance však smí dojít jen smlouvou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

• § 37 odst. 3 ZP - některé informace o obsahu pracovního poměru mohou být nahrazeny odkazem na právní předpis, kolektivní smlouvu nebo na vnitřní předpis;

• § 38 odst. 1 ZP - zaměstnavatel je povinen dodržovat pracovní podmínky stanovené právními předpisy, smlouvou nebo vnitřním předpisem;

• § 77 odst. 3 ZP - v dohodě o pracovní činnosti nebo ve vnitřním předpisu je možné stanovit právo na překážky v práci na straně zaměstnance a dovolenou.

• § 79 odst. 3 ZP - zkrácení stanovené týdenní pracovní doby bez snížení mzdy může obsahovat jen kolektivní smlouva nebo vnitřní předpis;

• § 86 odst. 1 ZP - konto pracovní doby je způsob rozvržení pracovní doby, který smí zavést jen kolektivní smlouva nebo vnitřní předpis u zaměstnavatele, u kterého nepůsobí odborová organizace;

• § 113 odst. 1 ZP - mzda se sjednává ve smlouvě nebo ji zaměstnavatel stanoví vnitřním předpisem anebo určuje mzdovým výměrem;

• § 120 odst. 1 ZP - při uplatnění konta pracovní doby přísluší zaměstnanci stálá mzda sjednaná v kolektivní smlouvě nebo stanovená vnitřním předpisem;

• § 177 odst. 1 ZP - vnitřním předpisem může být stanoveno poskytnutí náhrady při přijetí do zaměstnání nebo přeložení do jiného místa;

• § 182 odst. 1 ZP - paušalizace cestovních náhrad stanovená vnitřním předpisem;

• § 190 odst. 1 ZP - náhrada za opotřebení vlastního nářadí stanovená vnitřním předpisem;

• § 236 odst. 2 a 3 ZP - poskytování stravování na základě vnitřního předpisu;

• § 307 odst. 1 a 2 ZP - zakládá-li výměr právo zaměstnance na plnění v pracovním poměru v menším rozsahu, než vyplývá ze smlouvy, popřípadě než stanoví vnitřní předpis, je v dotčené části neplatný. Obsahuje-li smlouva nebo vnitřní předpis úpravu mzdových nebo platových práv a ostatních práv v pracovněprávních vztazích, podle kterých má zaměstnanci příslušet více stejných práv, přísluší mu jen jedno takové právo, a sice to, které zaměstnanec určí.

Vnitřní předpis ve smyslu § 306 ZP může například upravovat tato ostatní práva zaměstnanců:

• zvýšení odstupného poskytovaného při rozvázání pracovního poměru z důvodu organizačních změn a zvýšení odstupného poskytovaného při rozvázání pracovního poměru ze zdravotních důvodů;

• zkrácení pracovní doby bez snížení mzdy;

• započtení doby očisty do pracovní doby;

• prodloužení dovolené;

• zvýšení pracovního volna, popřípadě i náhrady mzdy při překážkách v práci z důvodu obecného zájmu;

• zvýšení pracovního volna, popřípadě i náhrady mzdy při důležitých osobních překážkách v práci;

• zvýšení náhrady mzdy při prostojích a při přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy;

• poskytování stravování zaměstnancům;

• případy, kdy zaměstnanec není povinen uhradit náklady při nesplnění svého závazku vyplývajícího z dohody o zvyšování kvalifikace.

Dále se seznámíme s nejdůležitějšími vnitřními firemními předpisy a jejich obsahem.

1. Organizační řád

V organizačním řádu se řeší:

1. postavení podniku a forma jeho podnikání;
2. pravomoci a odpovědnost jednotlivých vedoucích zaměstnanců;
3. zásady a formy řídicí činnosti;
4. pracovní porady a způsob jejich vedení;
5. vydávání podnikových předpisů a vnitropodnikových informací (oběžníky, informační bulletin apod.);
6. způsob podávání informací jednak úředním orgánům a institucím, a jednak soukromým osobám (např. novinářům);
7. písemný styk:

   • vnitřní, tj. spisová služba, příjem, oběh, vyřizování, rozmnožování, archivování a vyřazování písemností;

   • vnější, tj. např. evidence došlé pošty, termíny vyřizování dopisů, žádostí, stížností;

8. základní povinnosti a práva vedoucích zaměstnanců;
   1. organizační schéma podniku s vazbami na vedoucího podniku a mezi jednotlivými podnikovými útvary.

2. Pracovní řád

Obecná pravidla pro vydávání pracovního řádu stanoví § 306 ZP, kde se uvádí, že zaměstnavatelé mohou vydávat pracovní řády. To znamená, že ne každý zaměstnavatel musí vydat pracovní řád. Tuto povinnost mají pouze státní orgány a jim na roveň postavené organizace uvedené v § 303 odst. 1 ZP. Ovšem vydání pracovního řádu svědčí o dobré organizaci práce v podniku, protože se v něm blíže rozvádějí a upravují ustanovení zákoníku práce v souladu s konkrétními podmínkami podniku.

V případě, že by vydal pracovní řád orgán, který je nadřízen zaměstnavateli, mohl by pracovní řád podniku upravovat pouze ty záležitosti, které buď pracovní řád nadřízeného orgánu neupravuje, nebo kde nadřízený orgán umožňuje zaměstnavateli provést potřebné úpravy. Tam, kde v podniku působí odborová organizace, může být vydán pracovní řád pouze se souhlasem tohoto orgánu a existuje-li v podniku kolektivní smlouva, může obsahovat pracovní řád pouze taková ustanovení, která nejsou obsažena v kolektivní smlouvě. Došlo-li by v některém případu k duplicitě, pak má přednost ustanovení kolektivní smlouvy před vnitřním předpisem zaměstnavatele. Nutno upozornit na ustanovení § 19 ZP, které stanoví absolutní neplatnost právního jednání, k němuž nebyl udělen předepsaný souhlas příslušného orgánu v případech, kdy to stanoví výslovně zákoník práce nebo zvláštní zákon.

Pracovní řád je závazný jak pro zaměstnavatele, tak i pro všechny zaměstnance, včetně osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, případně osob dočasně přidělených k výkonu práce do dané organizace (viz § 43a ZP). Proto musí být vydán písemně, musí s ním být seznámeni všichni zaměstnanci a musí být umístěn na přístupném místě, aby byl k dispozici při řešení případných nejasností nebo sporů.

Pracovní řád by měl obsahovat buď taková ustanovení, která nejsou v zákoníku práce nebo v předpisech na něj navazujících uvedena, nebo která jsou formulována pouze obecně a vnitřní předpis je konkretizuje. Dále pak v případech, kdy poskytuje zaměstnavatel výhodnější řešení v souladu s ustanoveními zákoníku práce.

3. Vnitřní mzdový předpis

Jednou z nejdůležitějších oblastí, která zajímá všechny zaměstnance, jsou mzdové předpisy. Mzdové předpisy může obsahovat pracovní řád, ale v praxi je výhodnější, když podnik vydá samostatný mzdový předpis, protože v této oblasti dochází často k různým změnám a není proto třeba neustále pracovní řád měnit, stačí pouze upravit znění vnitřního mzdového předpisu. V souladu s § 305 ZP může zaměstnavatel vydat vnitřní předpis na dobu určitou, nejméně však na dobu 1 roku. Vnitřní předpis týkající se odměňování může být vydán i na kratší dobu. Vnitřní předpis je závazný pro všechny a nabývá účinnosti dnem, který je v něm stanoven, nejdříve však dnem, kdy byl u zaměstnavatele vyhlášen. Zaměstnavatel je povinen uschovat vnitřní předpis po dobu 10 let ode dne ukončení doby jeho platnosti.

Odměňování zaměstnanců upravuje zákoník práce v části šesté v § 109 až 144, kde se stanoví, že mzda se sjednává především v pracovní smlouvě nebo v jiné smlouvě, případně v kolektivní smlouvě. Vzhledem k tomu, že sjednávání mzdy v pracovní smlouvě je nepraktické, protože každá změna mzdy by vyžadovala změnu pracovní smlouvy a tím i předchozí souhlas zaměstnance, je vždy výhodnější sjednávat mzdu ve smlouvě o mzdě. Mzdu je však možné určit jednostranně, a to vydáním mzdového výměru nebo vnitřním předpisem.

Pro jednotný postup při vydávání mzdového výměru je vhodné vydat vnitřní mzdový předpis, který zpravidla obsahuje různé mzdové formy a mzdové podmínky, jež jsou nejdůležitějším nástrojem odměňování.

Vnitřní mzdový předpis by měl rozvádět a konkretizovat všechny mzdové složky, tj. základní mzdu, pohyblivé složky a příplatky. Nyní stručně k jeho obsahu:

Zaručená mzda

Zaručenou mzdu, to znamená její pevnou složku, tvoří buď násobek podnikového tarifu určitého stupně a odpracovaných hodin (hodinová základní mzda), nebo počet odvedených normohodin vynásobený sazbou za vyrobený kus (úkolová základní mzda podle počtu kusů), nebo výše měsíčního mzdového tarifu (měsíční základní mzda).

To znamená, že mzdová směrnice upravující zaručenou mzdu by měla obsahovat:

1. počet tarifních stupňů, které bude podnik používat,
2. katalog prací, které se v podniku vyskytují,
3. výši podnikových mzdových tarifů v hodinových nebo měsíčních částkách.

Mzdové formy

Protože v praxi existují různorodé činnosti, je třeba působit na efektivitu práce také různým způsobem, a proto existuje celá škála mzdových forem, které se v podniku mohou uplatnit. (Podrobněji jste se s nimi mohli seznámit ve 2. lekci). Nyní ve stručnosti k tomu, jak by tyto mzdové formy měly být ve mzdovém řádu upraveny:

1. odměny – Pravidla pro poskytování odměn by měla být stanovena předem. Vnitřní směrnice by měla obsahovat:

   • okruh zaměstnanců, kterým bude zaměstnavatel odměny poskytovat;

   • obecná kritéria nebo hlediska, za něž se bude odměna poskytovat;

   • výše nebo rozpětí odměny;

   • v případě kolektivní odměny způsob jejího rozdělení;

   • období, za něž bude odměna poskytována (1x ročně, 2x za rok atd.);

   • počet období, za která se odměna poskytuje [odměna za 4 čtvrtletí (roční odměna), odměna za 2 čtvrtletí (pololetní odměna) atd.],

   • dobu platnosti směrnice a případně způsob její změny.

2. prémie – Pro výplatu prémií je nezbytným předpokladem vytvoření prémiového řádu, který by měl obsahovat:

   • účel poskytované prémie;

   • prémiové ukazatele a způsob jejich vyhodnocení;

   • základnu, z níž se budou prémie vypočítávat;

   • výši prémie a případně závislost jejího růstu či krácení na plnění ukazatelů;

   • jde-li o kolektivní prémie, způsob jejich rozdělování;

   • období, za něž se budou prémie poskytovat (měsíc, čtvrtletí, rok);

   • časovou platnost prémiového řádu;

   • dobu platnosti prémiového řádu a způsob provádění změn.

3. mimořádné odměny – Za splnění mimořádných nebo zvlášť významných pracovních úkolů nebo za jiné mimořádné zásluhy nebo za věrnost podniku a při životním výročí lze zaměstnanci poskytnout mimořádnou odměnu. Podnik by měl ve mzdovém předpisu taxativně stanovit důvody pro poskytování mimořádných odměn a rovněž vymezit jejich výši.
4. osobní ohodnocení – Osobním ohodnocením se hodnotí pracovní schopnosti zaměstnanců podle požadavků vedoucího zaměstnance. Existuje celá škála možností, jak hodnotit zaměstnance, ale nejjednodušší a tím i nejužívanějším způsobem je hodnocení pětistupňovým systémem od jedné do pěti. Těmito stupni se pak samostatně hodnotí každé kritérium, které má zaměstnanec plnit (např. odpovědnost, iniciativa, výkonnost, odbornost apod.). Součet známek (bodů) dosažených v jednotlivých kritériích pak dokumentuje celkovou schopnost každého hodnoceného zaměstnance. Aby bylo možné provést odpovědné vyhodnocení schopností pracovníků, je potřeba vypracovat směrnice pro hodnocení a stanovit jednotný postup, což by mělo tvořit součást vnitřního předpisu zaměstnavatele.
5. odměňování výkonnostní mzdou – V praxi existují i jiné druhy úkolových mezd, ale pro všechny platí, že zaměstnavatel musí vždy vypracovat pevná pravidla pro jejich uplatnění a tato pravidla pak tvoří buď samostatný vnitřní předpis, nebo jsou součástí celkového mzdového předpisu.