13.1.6.4
Záznamy o zpracování osobních údajů zaměstnanců dle GDPR
Ing. Růžena Klímová
Záznamy o činnostech zpracování jsou záznamy, které musí správci osobních údajů podle GDPR povinni vést o jejich zpracování a na žádost je zpřístupnit dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.
Vést záznamy o činnostech zpracování se netýká správců zaměstnávajících méně než 250 osob, ledaže zpracování, které provádí, pravděpodobně představuje riziko pro práva a svobody subjektů údajů, zpracování není příležitostné, nebo zahrnuje zpracování zvláštních kategorií údajů nebo osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech. S ohledem na to, že zaměstnavatel zpracovává osobní údaje pravidelně, nikoliv příležitostně, je povinen bez ohledu na počet osob vést záznamy o zpracování osobních údajů zaměstnanců.
GDPR vymezuje, jaké konkrétní údaje musí být součástí takové dokumentace o zpracování osobních údajů. Jsou to jméno a kontaktní údaje správce, účely zpracování, rozsah zpracovávaných osobních údajů, informace o příjemcích daných osobních údajů, o předávání údajů do třetích zemí, lhůtách pro výmaz jednotlivých kategorií údajů a popis přijatých technických a organizačních opatření k zajištění bezpečnosti údajů.
Jsou-li osobní údaje zpracovávány zpracovatelem, je možné tuto povinnost přenést na zpracovatele. GDPR uvádí výjimky, kdy není správce povinen vést dokumentaci o zpracování (správce s méně než 250 osobami). Ovšem i menší organizace mohou zpracovávat velký objem dat a provádět vysoce rizikové zpracování, při kterém hrozí únik či zneužití osobních údajů. Výjimka je tudíž omezena jen na taková zpracování, která není možné považovat za riziková a závažným způsobem nezasáhnou do práv a svobod jednotlivců. V případě, že zpracování je možné považovat za rizikové a současně se jedná o správce s méně než 250 osobami, a zpracování není výjimečné, je nutné záznamy o zpracování vést.
Kamerový systém, který je aplikován z důvodu ochrany majetku zaměstnavatele a předmětů a věcí zaměstnanců, které se obvykle do zaměstnání nosí, a dále z důvodu ochrany a bezpečnosti zdraví zaměstnanců, představuje určité riziko pro práva a svobody fyzických osob. Navíc se jedná o zpracování osobních údajů, které není příležitostné, ale permanentní. Z uvedených důvodů je nutné, aby provozovatel kamerového systému vedl vždy záznamy o činnosti zpracování bez ohledu na počet osob.
Záznamy o zpracování osobních údajů v oblasti mzdové a personální oblasti, jedná-li se o správce s alespoň 250 osobami, jsme diferencovali podle druhu a povahy osobních údajů. Zaměstnavatel vede záznamy o zpracování osobních údajů týkajících se:
-
srážek ze mzdy dle § 146 ZP a souvisejících právních předpisů,
-
zaměstnávání osob se zdravotním postižením,
-
pracovnělékařských služeb,
-
evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání,
-
zaměstnávání zaměstnanců ze zahraničí,
-
nároků a čerpání dovolené,
-
poskytování benefitů a jubilejních odměn při životních výročích a pracovních výročích (příspěvek na závodní stravování, příspěvek na soukromé životní pojištění, penzijní připojištění atd.),
-
personálních a mzdových dat, evidence kvalifikačních dohod (vznik, trvání a ukončení pracovněprávních vztahů, doklady o pracovněprávních náležitostech, evidence o pracovním volnu bez náhrady příjmu, evidence o pracovním volnu s náhradou příjmu, evidence o překážkách v práci dle § 191 ZP – tj. dočasná pracovní neschopnost, otcovská, ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, mateřská dovolená, rodičovská dovolená),
-
mzdových dat (pro účely výpočtu mzdy včetně příplatkových mezd, náhrad mezd, odškodňování pracovních úrazů a nemocí z povolání, nemocenského pojištění, důchodového pojištění, sociálního zabezpečení, zdravotního pojištění, zdanění příjmu poplatníka, vedení mzdového listu),
-
ochranných pracovních prostředků,
-
kamerového systému.
Ukázky zpracování:
Záznam o zpracování osobních údajů týkajících se personálních a mzdových dat, evidence kvalifikačních dohod
(vznik, trvání a ukončení pracovněprávních vztahů, doklady o pracovněprávních náležitostech, evidence o pracovním volnu bez náhrady příjmu, evidence o pracovním volnu s náhradou příjmu, evidence o překážkách v práci dle § 191 ZP – tj. dočasná pracovní neschopnost, otcovská dovolená, ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, mateřská dovolená, rodičovská dovolená)
