Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování v příkladech

     Při poskytování záloh na pracovní cesty, zejména zahraniční, jejich vyúčtování a vypořádání se zaměstnancem, se stále vyskytují nedostatky. Svědčí o tom také řada dotazů týkajících se zejména výběru kurzů a jejich použití pro přepočet měn při stanovení výše přeplatku či doplatku a pro účtování o cestovních náhradách. V tomto článku si připomeneme a na příkladech uvedeme možné způsoby poskytnutí zálohy na cestovní náhrady a její vypořádání.

     Zaměstnanci, který je vyslán na tuzemskou anebo na zahraniční pracovní cestu, je zaměstnavatel povinen podle § 183 odst. 1 zákoníku práce poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se nedohodne se zaměstnancem, že záloha poskytnuta nebude. Takovou dohodu lze sjednat písemně i ústně. Za souhlas udělený mlčky se považuje i případ, kdy zaměstnanec odjel na pracovní cestu bez zálohy. Vzhledem k tomu, že jde vždy o individuální dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, nelze případné neposkytování záloh sjednat v kolektivní smlouvě ani stanovit ve vnitřním předpise.

     Při poskytování zálohy na cestovní náhrady nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad, tj. i na jízdní výdaje, výdaje za ubytování a nutné vedlejší výdaje. Zálohu lze poskytnout i na jiné výdaje, např. na nákup pohonných hmot do služebního automobilu, nákup materiálu apod. Je však vhodné, aby tato záloha byla poskytnuta samostatně. Záloha na cestovní náhrady může být zaměstnanci poskytnuta v hotovosti, formou cestovního šeku či zapůjčením firemní platební karty. Vzhledem k tomu, že to zákoník práce ani jiný předpis nezakazuje, lze se dohodnout se zaměstnancem, že mu bude záloha poskytnuta převodem na jeho účet u banky.

     Je-li záloha poskytována v hotovosti, může být poskytnuta nejen ve měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky ministerstva financí zahraniční stravné, ale i v jakékoliv jiné dohodnuté měně, tedy např. také v české měně. Z hlediska zaměstnance je nejvhodnější, aby mu záloha byla poskytnuta v měně státu, kam byl na pracovní cestu vyslán, protože v ní bude zaměstnanec hradit ubytování, jízdní výdaje apod. a nemusí po příjezdu do tohoto státu vyhledávat směnárnu.

     Poskytnutí platební karty zaměstnanci (např. s omezenou výší čerpání) je výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele. Zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě zaměstnance přehled o konkrétních výdajích včetně podkladů pro jejich zaúčtování.

     Pokud zaměstnanci nebyla na zahraniční pracovní cestu poskytnuta záloha, bude muset k úhradám cestovních výdajů používat svou vlastní cizí měnu, což je vzhledem k nezbytnosti použití kurzů pro přepočet měn uvedených v § 184 ZP (viz dále) z jeho hlediska zpravidla nevýhodné.

     Po ukončení pracovní cesty je podle § 183 odst. 3 ZP zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů předložit zaměstnavateli všechny písemné doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad, příp. vrátit nevyúčtovanou zálohu. Uvedenou lhůtu lze změnit dohodou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Nedodržení této lhůty však nemá za následek ztrátu práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů, protože podle § 329 ZP a § 101 občanského zákoníku je promlčecí doba tříletá.

     Ve vyúčtování provedeném např. na tiskopise cestovního příkazu anebo jinou formou musí zaměstnanec uvést časový průběh pracovní cesty (u zahraniční pracovní cesty také okamžiky překročení státních hranic příslušných států) a předložit příslušné doklady prokazující oprávněnost výše jízdních výdajů, výdajů za ubytování a nutných vedlejších výdajů. Je povinen také uvést pravdivé informace o tom, zda v průběhu pracovní cesty obdržel bezplatně jídlo charakteru snídaně, oběda či večeře.

     Po předložení všech potřebných dokladů zaměstnancem je zaměstnavatel povinen do deseti pracovních dnů, není-li dohodnuto se zaměstnancem jinak, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté záloze). Uvedenou lhůtu nelze prodloužit na základě ujednání v kolektivní smlouvě nebo ustanovením vnitřního předpisu. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem (s každým samostatně) např. dohodnout, že doplatky i přeplatky cestovních náhrad budou vzájemně vypořádávány převodem na příslušný účet zaměstnance či zaměstnavatele, anebo v pokladně jeden den v měsíci, současně se mzdou apod.

     Jestliže zaměstnanec poskytnutou zálohu nevyúčtuje, je zaměstnavatel podle § 147 odst. 1 písm. d) ZP oprávněn tuto zálohu zaměstnanci srazit ze mzdy. Případný nárok zaměstnance na cestovní náhrady tím však není dotčen.

     Specifika vypořádání cestovních náhrad ze zahraniční pracovní cesty spočívají v tom, že výše jednotlivých druhů náhrad se zjišťují v cizích měnách a mohou se vypořádávat v jiných než zjištěných měnách. Dochází tak přitom zpravidla vždy k měnovým přepočtům. Významnou úlohu přitom má způsob poskytnutí zálohy, měna, ve které byla poskytnuta, i výše této zálohy poskytnuté zaměstnanci na příslušnou pracovní cestu.

     Aby mohla být zjištěna výše přeplatku anebo doplatku cestovních náhrad týkající se příslušné pracovní cesty, je nutno provést přepočet zjištěných částek v cizích měnách nejlépe na měnu, ve které byla zaměstnanci na tuto pracovní cestu poskytnuta záloha, a porovnat celkový nárok zaměstnance na cestovní náhrady s její výší. Pro tyto přepočty se použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a § 184 ZP, tj. v případě, kdy:

1. zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:

   • kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí, anebo

   • kurz ČNB platný v den poskytnutí zálohy,

2. zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta:

   • kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

     Pro uvedený účel nelze použít kurzy účetní, neboť ty se používají v účetnictví účetní jednotky při účtování o uskutečněném účetním případu. Výpočet výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, výše přeplatku či doplatku, tj. částek k vypořádání se zaměstnancem, však ještě není okamžikem uskutečnění účetního případu.

     Způsob vypořádání zálohy poskytnuté zaměstnanci na cestovní náhrady záleží na tom, zda zaměstnanci vznikl přeplatek anebo doplatek. V případě přeplatku může zaměstnanec vrátit zaměstnavateli příslušnou částku:

• v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha,

• v měně, na kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil,

• v české měně, anebo

• v jakékoli kombinaci uvedených měn.

     Vznikl-li zaměstnanci nárok na doplatek, doplatí zaměstnavatel zaměstnanci příslušnou částku v české měně anebo v jiné dohodnuté měně.

     Přeplatek anebo část přeplatku, který se týká příslušné pracovní cesty a který zaměstnanec zaměstnavateli vrací v české měně, i doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně, se podle ustanovení § 183 odst. 3 a 4 ZP zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru. Přeplatek ani doplatek v cizí měně se nezaokrouhluje a případný rozdíl se vypořádává v české měně.