Povinnosti při trvání pracovního poměru

301

Povinnosti při trvání pracovního poměru

Ing. Růžena Klímová, doc. JUDr. Margerita Vysokajová, CSc.

 NahoruMzdový list, jeho náležitosti a vyplňování

Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému poplatníkovi založen mzdový list. Znamená to, že i pro zaměstnance na dohodu o provedení práce trvající jen několik hodin, musí být založen mzdový list. Povinné náležitosti mzdového listu stanoví v § 38j zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (ZDP). Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění (zákon č. 582/1991 Sb., a zákon č. 589/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů), zdravotní pojištění (zákon č. 592/1992 Sb. a zákon č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů), nemocenské pojištění (zákon č. 187/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů) a výpočet průměrného výdělku pro pracovněprávní účely (§ 351 a násl. ZP).

Mzdový list musí obsahovat:

1. poplatníkovo jméno a příjmení, včetně všech dřívějších příjmení;
2. rodné číslo, a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem [kódy států se pro tyto účely zjistí podle nařízení komise (ES) č. 2081/2003, zaměstnavatelům jsou k dispozici na adrese: www.mfcr.cz];
3. bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem;
4. jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje nárok pro snížení daně, slevu na dani podle § 35ba ZDP a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15 ZDP, částek slevy na dani podle § 35ba ZDP a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání; u zaměstnance, který v rámci ročního zúčtování uplatní slevu na dani na manželku/a, se na mzdový list uvede jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a;
5. vstup zaměstnance do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice (den ukončení zaměstnání u plátce),
6. za každý kalendářní měsíc:
   1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
   2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
   3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
   4. vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
   5. měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
   6. měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c,
   7. skutečně sraženou zálohu,
   8. částku podle § 6 odst. 3 věty třetí, jedná-li se o nabytí podílu v obchodní korporaci, která je zaměstnavatelem, u něhož poplatník vykonává činnost, ze které mu plynou příjmy podle § 6 odst. 1 písm. a) až c), nebo v obchodní korporaci, která je mateřskou nebo dceřinou společností nebo kapitálově spojenou osobou tohoto zaměstnavatele, nebo opce na nabytí tohoto podílu, a den nabytí tohoto podílu nebo této opce.

      • Údaje v bodech 3 a 4 se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti a odděleně se uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené dani z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem,

7. součet všech údajů za zdaňovací období uvedených pod písmenem f);
8. údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění (mzdový list za rok 2025 má obsahovat roční zúčtování za rok 2024 – provádí se v únoru nebo březnu 2025).

Plátci daně jsou povinni na mzdovém listě dále uvést částky pojistného sraženého nebo uhrazeného na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, které je podle zvláštních právních předpisů ze svých příjmů ze závislé činnosti povinen platit poplatník, a částky tohoto pojistného, které je povinen z těchto příjmů platit plátce daně a u poplatníka, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.

Poznámka: Mzdové listy za roky 2013 až 2020 obsahovaly ještě kladný rozdíl mezi zdanitelným příjmem a 4násobkem průměrné mzdy pro účely důchodového pojištění, který podléhal solidárnímu zvýšení zálohy daně.

Další náležitosti:

• pro výpočet dávek nemocenského pojištění je nutné evidovat jednotlivé složky započitatelného příjmu pro stanovení dávek a další údaje uvedené v § 95 ZNP, pro odvod pojistného na sociální zabezpečení je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno, a jeho výši pojistného hrazeného zaměstnancem;

• pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno, a jeho výši pojistného hrazeného zaměstnancem a název zdravotní pojišťovny, v níž je zaměstnanec registrován;

• pro výpočet průměrného výdělku je nutné vést samostatně mzdové složky mezd včetně práce přesčas a náhrady mzdy (též i pohotovost), které nevstupují do výpočtu průměrného výdělku. Z hlediska výplaty odměn splatných za delší časové období než kalendářní čtvrtletí je nutné evidovat započitatelnost poměrné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích;

• nárok zaměstnance na dovolenou, čerpání dovolené, zůstatek dovolené.

Mzdový list s předepsanými náležitostmi musí organizace vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů společností s ručením omezeným a komanditistů komanditních společností, žáků a učňů, kteří vykonávají praktický výcvik a dostávají odměnu, likvidátorů, členů orgánů právnických osob apod.

Je-li mzdová agenda zpracována na počítači, je možné vést v průběhu roku údaje uvedené pod písmeny a) až d) odděleně od ostatních údajů. Musí však být zajištěna jednoznačná návaznost podle jména, příjmení a osobních čísel zaměstnanců.

Mzdový list musí organizace archivovat po dobu 45 let následujících po roce, v němž byly učiněny poslední účetní záznamy ve mzdovém listě (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.). U pracujících starobních důchodců činí archivační doba mzdových listů 10 let.

Zaměstnavatel je dále povinen podle § 95 ZNP vést evidenci o svých zaměstnancích, která musí obsahovat tyto údaje:

1. jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, státní občanství, a byl-li zaměstnanec účasten pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, a u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele, jakož i den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky;
2. výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu;
3. výši započitatelného příjmu za jednotlivá mzdová (výplatní) období;
4. dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, dobu karantény, které spadají do doby zaměstnání, dobu ošetřování člena domácnosti (péče o dítě ve věku do 10 let), dobu poskytování dlouhodobé péče, dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního volna bez náhrady příjmu, a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, peněžité pomoci v mateřství, otcovské, ošetřovného a dlouhodobého ošetřovného;
5. neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části;
6. záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní, invalidní důchod prvního nebo druhého nebo třetího stupně invalidity, a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž Česká republika uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu;
7. předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není okresní správa sociálního zabezpečení;
8. výši vyměřovacího základu pro pojistné;
9. název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn;
10. nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle tohoto zákona, údaje o jeho pojištění v cizině.

 NahoruPovinnosti mzdové účetní při trvání pracovního poměru a při ukončení měsíce

Veškeré změny, které nastávají za trvání pracovněprávního vztahu, je nutné provádět předepsanou formou, zpravidla písemně s uvedením data jejich účinnosti. K povinnostem mzdové účetní patří:

1. Ve výplatní den provést výplatu mezd zaměstnancům spolu s předáním písemného dokladu zaměstnanci, který obsahuje údaje o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách - tzv. výplatní páska. Je-li uzavřena dohoda o převodu mzdy na jeden platební účet, musí zaměstnavatel zajistit, aby mzda byla na tomto účtu nejpozději v den výplatního termínu. Pokud se jedná o uzavřenou dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem o převodu mzdy na účet. Od roku 2012 může zaměstnavatel s obtížnými provozními podmínkami pro výplatu mezd v hotovosti rozhodnout o bezhotovostní výplatě mzdy. U zaměstnanců, kteří neuzavřou dohodu o převodu mzdy na účet, je mzda zasílána formou složenky typu "H" prostřednictvím držitele poštovní licence. Složenka je zasílána na poslední známou adresu zaměstnance tak, aby ji obdržel nejpozději v den výplatního termínu.
2. Provést odvod sociálního zabezpečení na účet příslušné správy sociálního zabezpečení podle sídla zaměstnavatele do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.
3. Zaslat elektronicky příslušné správě sociálního zabezpečení “Přehled o výši pojistného za příslušný kalendářní měsíc “ nejpozději do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.
4. Provést odvod zdravotního pojištění na účet příslušné zdravotní pojišťovny zaměstnance včetně zaslání “Přehledu o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele“ do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.
5. V den výplaty provést výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy k rukám oprávněné osoby (obdobně to platí i pro insolvenční srážku).
6. Ve lhůtě do 20. kalendářního dne měsíce následujícího po měsíci, jehož se výplata mezd týká, provést odvod sražené daňové zálohy příslušnému finančnímu úřadu. Se správcem daně lze v odůvodněných případech dohodnout pozdější termín.
7. Ve lhůtě do konce měsíce následujícího po měsíci, v jehož průběhu byla sražena srážková daň (zvláštní sazba daně), provést odvod srážkové daně. Hlášení dle § 38da ZDP týkající se odměny daňového nerezidenta, který je členem orgánu právnické osoby, se zasílá správci daně ve stejné lhůtě jako odvod srážkové daně.
8. V souladu s vyhláškou č. 125/1993 Sb. a § 205d zákona č. 65/1965 Sb. (uvedeno v § 365 ZP) pravidelně čtvrtletně odvádět zákonné pojistné pro případ odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání, které je splatné do 31. 1. za I. čtvrtletí, do 30. 4. za II. čtvrtletí, do 31. 7. za III. čtvrtletí a do 31. 10. za IV. čtvrtletí (vyměřovacím základem je úhrn vyměřovacích základů pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti za předchozí kalendářní čtvrtletí).
9. Vést evidenci o pracovních úrazech. V případě vzniku pracovního úrazu musí organizace do 5 dnů po ukončení kalendářního měsíce zaslat záznam o pracovním úrazu příslušné zdravotní pojišťovně, u níž je zaměstnanec v registru, a to v souladu s nařízením vlády č. 201/2010 Sb. Další ohlašovací povinnosti uvedené v nařízení vlády č.201/2010 Sb. jsou stanoveny v závislosti na délce trvání DPN, na charakteru pracovního úrazu (vážný úraz, smrtelný úraz atd.)
10. Nařizovat čerpání dovolené a vést evidenci o čerpání dovolené.
11. Vést evidenci o práci přesčas, a to i v případě, že zaměstnavatel sjednal se zaměstnancem mzdu s přihlédnutím k případné práci přesčas. Od roku 2012 lze smluvní mzdu sjednat u řadových zaměstnanců s přihlédnutím k případné práci přesčas až do 150 hodin ročně a u vedoucích zaměstnanců až do výše 8 hodin…