Spisový
řád
Zaměstnavatel .............. (uvést jeho přesné
označení, sídlo, IČ)
Tímto spisovým řádem
se v souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a
spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon"), stanoví
základní pravidla pro manipulaci s písemnostmi, jejich uchování a provádění
spisové služby v....................(označení zaměstnavatele).
Čl.
1
Úvodní
ustanovení
Spisový řád je
závazný pro všechny zaměstnance, kteří písemnosti zpracovávají, vyřizují nebo
jinak s nimi manipulují.
Čl.
2
Vymezení
pojmů pro účely spisového řádu
1. Písemnostmi se rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které u zaměstnavatele
vznikly z jeho činnosti. V souladu
s ustanovením § 2 zákona č. 499/2004 Sb.
se písemnosti rozlišují na archiválie a dokumenty. Přitom
a) archiválií se rozumí takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším
znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým,
kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k
trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií,
b) dokumentem se rozumí každý písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať
již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena u zaměstnavatele nebo
mu byla doručena.
2. Rozsah dokumentů vzniklých u zaměstnavatele,
které musí být uchovávány tak, aby z nich bylo možno příslušným archivem vybírat archiválie, je
uveden v příloze č. 1 zákona.
3. Písemnostmi u zaměstnavatele
jsou zejména dokumenty, a to
- spisy a jejich evidenční
a archivní pomůcky (podací deník, doručovací kniha apod.),
- podání zaměstnanců, jiných fyzických a právnických
osob,
- vnitřní předpisy vydané v působnosti zaměstnavatele (organizační
a jiné předpisy, směrnice, pokyny, příkazy apod.),
- dokumenty z jednání
orgánů zaměstnavatele (zápisy z porad,
jednání apod.),
- statistické výkazy, nákresy, fotografie, mikrofilmy, plány, technická a stavební dokumentace, počítačové sestavy,
- došlé a odeslané
e-maily,
- elektronické nosiče dat,
- ..... (další
písemnosti).
Spis je soubor písemností, vztahujících se
k téže věci.
4. Výkonem spisové
služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti
zaměstnavatele, popřípadě jeho právního předchůdce. Jde tedy o soubor činností
a organizačních opatření při manipulaci s písemnostmi od jejich doručení nebo jejich vzniku u zaměstnavatele až po jejich vyřazení nebo uložení do archivu.
5. Spisová služba
zahrnuje:
- přijímání písemností nebo jejich
vyhotovování u zaměstnavatele,
- evidenci písemností a jejich označení
spisovým znakem,
- odesílání písemností,
- ukládání písemností,
- vyřazování (skartace) písemností podle zásad
uvedených ve skartačním řádu.
Spisovou službu zabezpečuje ........ (podatelna a spisovna, centrální spisovna, útvarové spisovny, pověřený zaměstnanec
apod.).
6. Spisovým znakem
je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich
budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování podle skartačního řádu.
7. Základní evidenční
pomůckou je ......... (podací deník, podací protokol, doručovací kniha,
elektronická evidence apod.), v níž se provádějí zápisy obsahující údaje o
písemnostech a manipulaci s nimi [o datu dodání písemnosti nebo jejím
vyhotovení, jejím původci, obsahu písemnosti (věc), způsobu vyřízení, datu
odeslání odpovědi (vyřízení) adresátovi]. Zápisy jsou řazeny chronologicky
podle čísel jednacích.
8. Skartační řízení
(skartace) je vyřazování písemností, které nemají trvalou hodnotu, nemusí být
archivovány a po jejich vyřazení jsou likvidovány (skartovány). Při skartaci a
archivaci písemností se zaměstnanci řídí skartačním řádem.
Čl.
3
Příjem
písemností a jejich třídění
1. Místem příjmu došlých písemností je ................ (podatelna, centrální podatelna, apod.). Na samostatných pracovištích
zaměstnavatele přijímá písemnosti pověřený zaměstnanec.
2. Došlé písemnosti se roztřídí na:
- noviny, časopisy, firemní nabídky a jiné
písemnosti, které nesouvisí s činností zaměstnavatele a nepodléhají evidenci,
- písemnosti soukromého
charakteru, adresované jmenovitě jednotlivým zaměstnancům (jméno na prvním místě),
které se předají adresátovi neotevřené, (případně uvést další druhy
písemností, které se neotevírají, a postup při manipulaci s nimi),
- archiválie,
- dokumenty podléhající evidenci.
3. Došlé písemnosti
se opatřují otiskem podacího (prezentačního) razítka zaměstnavatele, které
obsahuje údaj o datu, počtu příloh a číslu jednacím; číslo jednací se uvede jen
u písemností podléhajících evidenci. Dojde-li písemnost elektronicky
(e-mailem), zaznamená se odesílatel, datum přijetí a komu je takové podání určeno,
do evidence písemností. Tento postup platí i pro případ, kdy e-mail dojde přímo
zaměstnanci, jemuž je určen.
Čl.
4
Evidence
písemností
1. Všechny
písemnosti podléhající evidenci se evidují v ......... (např. v podacím deníku) s uvedením těchto údajů:
- datum doručení (u písemností
vznikajících u zaměstnavatele datum
vzniku a odeslání),
- číslo jednací (pořadové číslo lomeno
posledním dvojčíslím kalendářního roku),
- spisový znak,
- označení odesílatele (resp. příjemce),
- obsah spisu (věc), počet příloh,
- údaj o vyřízení a vypravení písemnosti,
- (případné další údaje).
2. Zjistí-li adresát
písemnosti soukromého charakteru,
kterému byla taková písemnost doručena neotevřená, že o takovou písemnost
nejde, je povinen ji vrátit .............. (podatelně) k zaevidování.
3. V případě
písemnosti vznikající u zaměstnavatele zajistí příslušný zaměstnanec v .....…