Nepřístupný dokument, nutné přihlášení

Spisový řád

1.1.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.18.5.1
Spisový řád

JUDr. Vladimír Treybal

 

Spisový řád

 

 

Zaměstnavatel .............. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ)

 

Tímto spisovým řádem se v souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon"), stanoví základní pravidla pro manipulaci s písemnostmi, jejich uchování a provádění spisové služby v....................(označení zaměstnavatele).

 

Čl. 1

Úvodní ustanovení

 

Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance, kteří písemnosti zpracovávají, vyřizují nebo jinak s nimi manipulují.

 

Čl. 2

Vymezení pojmů pro účely spisového řádu

 

1. Písemnostmi se rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které u zaměstnavatele vznikly z jeho činnosti. V souladu s ustanovením § 2 zákona č. 499/2004 Sb. se písemnosti rozlišují na archiválie a dokumenty. Přitom

a) archiválií se rozumí takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií,

b) dokumentem se rozumí každý písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena u zaměstnavatele nebo mu byla doručena.

 

2. Rozsah dokumentů vzniklých u zaměstnavatele, které musí být uchovávány tak, aby z nich bylo možno příslušným archivem vybírat archiválie, je uveden v příloze č. 1 zákona.

 

3. Písemnostmi u zaměstnavatele jsou zejména dokumenty, a to

- spisy a jejich evidenční a archivní pomůcky (podací deník, doručovací kniha apod.),

- podání zaměstnanců, jiných fyzických a právnických osob,

- vnitřní předpisy vydané v působnosti zaměstnavatele (organizační a jiné předpisy, směrnice, pokyny, příkazy apod.),

- dokumenty z jednání orgánů zaměstnavatele (zápisy z porad, jednání apod.),

- statistické výkazy, nákresy, fotografie, mikrofilmy, plány, technická a stavební dokumentace, počítačové sestavy,

- došlé a odeslané e-maily,

- elektronické nosiče dat,

- ..... (další písemnosti).

Spis je soubor písemností, vztahujících se k téže věci.

4. Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti zaměstnavatele, popřípadě jeho právního předchůdce. Jde tedy o soubor činností a organizačních opatření při manipulaci s písemnostmi od jejich doručení nebo jejich vzniku u zaměstnavatele až po jejich vyřazení nebo uložení do archivu.

 

5. Spisová služba zahrnuje:

- přijímání písemností nebo jejich vyhotovování u zaměstnavatele,

- evidenci písemností a jejich označení spisovým znakem,

- odesílání písemností,

- ukládání písemností,

- vyřazování (skartace) písemností podle zásad uvedených ve skartačním řádu.

 

Spisovou službu zabezpečuje ........ (podatelna a spisovna, centrální spisovna, útvarové spisovny, pověřený zaměstnanec apod.).

 

6. Spisovým znakem je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování podle skartačního řádu.

 

7. Základní evidenční pomůckou je ......... (podací deník, podací protokol, doručovací kniha, elektronická evidence apod.), v níž se provádějí zápisy obsahující údaje o písemnostech a manipulaci s nimi [o datu dodání písemnosti nebo jejím vyhotovení, jejím původci, obsahu písemnosti (věc), způsobu vyřízení, datu odeslání odpovědi (vyřízení) adresátovi]. Zápisy jsou řazeny chronologicky podle čísel jednacích.

 

8. Skartační řízení (skartace) je vyřazování písemností, které nemají trvalou hodnotu, nemusí být archivovány a po jejich vyřazení jsou likvidovány (skartovány). Při skartaci a archivaci písemností se zaměstnanci řídí skartačním řádem.

 

Čl. 3

Příjem písemností a jejich třídění

 

1. Místem příjmu došlých písemností je ................ (podatelna, centrální podatelna, apod.). Na samostatných pracovištích zaměstnavatele přijímá písemnosti pověřený zaměstnanec.

 

2. Došlé písemnosti se roztřídí na:

- noviny, časopisy, firemní nabídky a jiné písemnosti, které nesouvisí s činností zaměstnavatele a nepodléhají evidenci,

- písemnosti soukromého charakteru, adresované jmenovitě jednotlivým zaměstnancům (jméno na prvním místě), které se předají adresátovi neotevřené, (případně uvést další druhy písemností, které se neotevírají, a postup při manipulaci s nimi),

- archiválie,

- dokumenty podléhající evidenci.

 

3. Došlé písemnosti se opatřují otiskem podacího (prezentačního) razítka zaměstnavatele, které obsahuje údaj o datu, počtu příloh a číslu jednacím; číslo jednací se uvede jen u písemností podléhajících evidenci. Dojde-li písemnost elektronicky (e-mailem), zaznamená se odesílatel, datum přijetí a komu je takové podání určeno, do evidence písemností. Tento postup platí i pro případ, kdy e-mail dojde přímo zaměstnanci, jemuž je určen.

 

 

Čl. 4

Evidence písemností

 

1. Všechny písemnosti podléhající evidenci se evidují v ......... (např. v podacím deníku) s uvedením těchto údajů:

- datum doručení (u písemností vznikajících u zaměstnavatele datum vzniku a odeslání),

- číslo jednací (pořadové číslo lomeno posledním dvojčíslím kalendářního roku),

- spisový znak,

- označení odesílatele (resp. příjemce),

- obsah spisu (věc), počet příloh,

- údaj o vyřízení a vypravení písemnosti,

- (případné další údaje).

 

2. Zjistí-li adresát písemnosti soukromého charakteru, kterému byla taková písemnost doručena neotevřená, že o takovou písemnost nejde, je povinen ji vrátit .............. (podatelně) k zaevidování.

 

3. V případě písemnosti vznikající u zaměstnavatele zajistí příslušný zaměstnanec v ..... (podatelně) její zaevidování a přidělení čísla jednacího.

 

 

Čl. 5

Vyřizování (oběh) písemností