Práce na dálku je žádaným zaměstnaneckým benefitem. Je s ní spojena také náhrada nákladů vynaložených zaměstnancem. Podívejme se na správné daňové řešení.
OBECNĚ K VÝKONU PRÁCE NA DÁLKU
Při práci na dálku lze uplatňovat a rozlišovat v zásadě dva režimy, a to režim, kdy rozvrhuje pracovní dobu zaměstnavatel, a dále režim, kdy může zaměstnavatel se zaměstnancem uzavřít dle § 87a odst. 1 ZP písemnou dohodu, podle níž si bude zaměstnanec za sjednaných podmínek rozvrhovat pracovní dobu do směn sám. Dle § 2 odst. 2 ZP závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, a to v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě.
V § 151 ZP se uvádí, že zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v sedmé části zákoníku práce.
Ustanovení § 190 ZP se zabývá náhradou za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce. Uvádí se zde: "Sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytne mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek". Toto ustanovení se nevztahuje na používání motorového vozidla, u kterého je poskytování náhrad předmětem § 157 až § 160 ZP (poskytování náhrad jízdních výdajů za použití silničního motorového vozidla formou sazby základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty).
Vymezení práce na dálku nalezneme v § 317 ZP. Uvádí se zde, že výkon práce na dálku je možný jen na základě písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, není-li v § 317 odst. 3 ZP stanoveno jinak. Dle odstavce 2 tohoto ustanovení závazek z dohody o práci na dálku lze rozvázat dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni nebo jej lze vypovědět z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně; dohoda i výpověď musí být písemná. Zaměstnavatel se zaměstnancem mohou v dohodě o práci na dálku sjednat odlišnou délku výpovědní doby; výpovědní doba musí být stejná pro zaměstnavatele i zaměstnance. Zaměstnavatel se zaměstnancem může v dohodě o práci na dálku sjednat, že závazek z této dohody nemůže ani jedna ze smluvních stran vypovědět.
Z ustanovení § 317 odst. 3 ZP vyplývá, že zaměstnavatel je oprávněn zaměstnanci práci na dálku písemně nařídit jen v případě, že tak stanoví opatření orgánu veřejné moci podle jiného zákona, a to na nezbytně nutnou dobu, pokud to povaha vykonávané práce umožňuje a za podmínky, že místo výkonu práce na dálku bude pro výkon práce způsobilé. Zaměstnanec je povinen na výzvu zaměstnavatele bez zbytečného odkladu písemně určit místo, na které mu zaměstnavatel práci na dálku může nařídit, nebo sdělit, že nemá k dispozici žádné místo způsobilé k výkonu práce na dálku.
V § 241a ZP se dále uvádí, že požádá-li:
a) těhotná zaměstnankyně,
b) zaměstnankyně nebo zaměstnanec pečující o dítě mladší než 9 let, nebo
c) zaměstnankyně nebo zaměstnanec, kteří převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zvláštního právního předpisu považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo stupni IV (úplná závislost)
zaměstnavatele písemně o výkon práce na dálku podle § 317 ZP a zaměstnavatel této žádosti nevyhoví, je povinen to písemně odůvodnit.
Zavedením legislativní zkratky v § 317 ZP "práce na dálku" dochází k pojetí výkonu práce konaného z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, nejen jako výkon práce z domova (tzv. home office), ale i možnost výkonu práce v dohodě se zaměstnancem i z dalších míst, jako je např. z rekreačního objektu a dalších objektů včetně práce zaměstnance ze zahraničí.
ŘEŠENÍ NÁHRADY VÝDAJŮ PŘI PRÁCI NA DÁLKU V ZÁKONÍKU PRÁCE
Pro řešení náhrady výdajů, které vzniknou zaměstnanci při práci na dálku, jsou z hlediska zákoníku práce důležitá následující ustanovení:
Jedná se o ustanovení § 190a ZP, ze kterého vyplývají dvě varianty poskytování náhrady nákladů spojených s výkonem práce z jiného místa dohodnutého se zaměstnavatelem, než je pracoviště zaměstnavatele podle § 317 ZP:
- náhrady nákladů, které zaměstnanci vznikly v souvislosti s výkonem práce na dálku, jež zaměstnanec zaměstnavateli prokázal, např. na základě předložených dokladů, faktur apod. (§190a odst. 1) písm. a) ZP);
- paušální částka náhrady nákladů (§190a odst. 1) písm. b) ZP) – uplatnění této varianty je podmíněno písemným sjednáním v individuální nebo v kolektivní smlouvě nebo stanovením ve vnitřním předpisu zaměstnavatele.
Přitom ustanovení § 190 ZP tímto není dotčeno.
Dále z § 190a ZP vyplývá, že:
-
zaměstnavatel se zaměstnancem si mohou předem písemně sjednat, že náhrady nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší;
-
pokud to bylo písemně sjednáno nebo vnitřním předpisem stanoveno, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každou započatou hodinu práce na dálku paušální částku. Paušální částka se stanoví podle údaje zveřejněného Českým statistickým úřadem o spotřebě domácností upraveného pro model práce na dálku, a to za jednu dospělou osobu v průměrné domácnosti v České republice za 1 hodinu.
-
paušální částka podle odstavce 1 písm. b) se poskytuje za započatou hodinu práce a její výši stanoví Ministerstvo práce a sociálních věcí vyhláškou na základě údaje ČSÚ jednak v pravidelném termínu od 1. ledna kalendářního roku, a dále v mimořádném termínu, dojde-li ke zvýšení nebo snížení hodnoty údaje ČSÚ nejméně o 20 % v porovnání s paušální částkou naposledy stanovenou vyhláškou. Tato paušální částka se zaokrouhluje na desetihaléře směrem nahoru.
-
je-li zaměstnanci poskytována paušální částka, platí, že zahrnuje náhradu veškerých nákladů, které zaměstnanci při výkonu práce na dálku vznikly. Paušální částka je splatná nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém na ni zaměstnanci vzniklo právo.
Zaměstnanci zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 ZP (je tedy podnikatelským subjektem), může být poskytována dle znění § 190a odst. 5 ZP paušální částka vyšší. Zaměstnanci, který pro zaměstnavatele koná práci na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti, je možné dle § 190a odst. 7 ZP poskytovat náhrady nákladů při výkonu práce na dálku, jestliže s ním zaměstnavatel toto právo sjednal.
PŘEHLED VÝŠE PAUŠÁLNÍCH ČÁSTEK NÁHRADY NÁKLADŮ PŘI PRÁCI NA DÁLKU
Z výše uvedeného vyplývá, že zaměstnavatel, který umožňuje svým zaměstnancům pracovat na dálku, má možnost kompenzovat náklady, které zaměstnancům v souvislosti s tímto výkonem práce na dálku vznikají. Jednak má zaměstnavatel možnost proplácet skutečné náklady, které zaměstnancům při výkonu práce na dálku vznikly a které zaměstnavateli doložili, a jednak má možnost vzniklé náhrady zaměstnancům proplácet paušální částkou. Přitom paušální částka přísluší zaměstnanci za každou započatou hodinu výkonu práce na dálku. Výše paušální částky vychází z údajů zveřejněných Českým statistickým úřadem o spotřebě domácností upraveného pro model práce na dálku, přičemž do výpočtu průměrné spotřeby se započítávají náklady na plyn, elektřinu, tuhá paliva, dálkové vytápění a centrálně dodávanou teplou vodu, dodávku pitné vody a odvádění odpadních vod, odvoz a čištění jímek a svoz komunálního odpadu.
Částka vypočtená z aktuálních údajů Českého statistického úřadu je stanovena s účinností od 1. ledna 2026 vyhláškou MPSV č. 572/2025 Sb. ve výši 4,70 Kč a je tedy nižší, než činila pro rok 2025. Hradit vzniklé náklady související s prací na dálku není výslovně povinností zaměstnavatele, protože ten dle § 190a odst. 2 ZP může předem písemně sjednat se zaměstnancem, že náhrady nákladů vzniklé v souvislosti s výkonem práce na dálku nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší.
DAŇOVÉ ŘEŠENÍ PRÁCE NA DÁLKU U ZAMĚSTNANCE
Z ustanovení § 6 odst. 8 ZDP vyplývá, že hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle § 6 odstavce 7 písm. b) až d) ZDP paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se paušál jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.
Jedná se o následující výdaje (poskytnuté náhrady) zaměstnavatele, které se dle § 6 odst. 7 ZDP nepovažují u zaměstnance za příjmy ze závislé činnosti a nejsou předmětem daně:
-
dle § 6 odst. 7 písm. b) ZDP hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem, včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, jakož i hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování, dále hodnota pracovního oblečení, určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování.
Hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi a výdajů na udržování pracovního oblečení podle § 6 odst. 7 písm. b) ZDP paušální částkou, postupuje zaměstnavatel při stanovení paušální částky podle § 6 odst. 8 ZDP – tyto paušální výdaje se považují za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpisu zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů.
-
dle § 6 odst. 7 písm. c) ZDP částky přijaté zaměstnancem zálohově od zaměstnavatele, aby je jeho jménem vydal, nebo částky, kterými zaměstnavatel hradí zaměstnanci prokázané výdaje, které za zaměstnavatele vynaložil ze svého tak, jako by je vynaložil přímo zaměstnavatel;
-
dle § 6 odst. 7 písm. d) ZDP náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce. V návaznosti na znění § 190 odst. 1 ZP z ustanovení § 6 odst. 7 písm. d) ZDP vyplývá, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce. Může tak jít při práci na dálku např. o používání vlastního počítače, tiskárny, mobilního telefonu pro účely…
