Organizační řád
Dále uvedený
vzor organizačního řádu je míněn jako pracovní pomůcka zejména pro menší a střední
firmy a podnikatele. Velké firmy bezpochyby mají dostatečný odborný aparát na
to, aby si s touto problematikou poradily samy.
Vzor nelze
aplikovat bez znalosti potřeb a hlavně organizační struktury firmy, pro niž má
být organizační řád zpracován. Organizační členění ve vzoru je uvedeno tak, jak
to bývá obvyklé, nelze je však v žádném případě považovat za závazné - každá
firma si toto členění, podřízenosti i vzájemné vztahy jednotlivých útvarů
upraví tak, jak je to ve firmě zavedeno a jak to v praxi vyhovuje. Totéž platí
o hlavní pracovní náplni útvarů. Je ovšem i možné, že právě zpracováním
organizačního řádu má být ovlivněna a zefektivněna organizační struktura firmy.
Pro tento případ je nezbytné, aby zpracovatel či zpracovatelé znali záměry
zadavatele nejen pokud jde o žádoucí strukturu firmy, ale též o počtech zaměstnanců
jednotlivých útvarů a jejich úkolech, popřípadě v tomto směru sami navrhli
potřebná opatření vedoucí k zefektivnění činnosti firmy. Útvary se pak rozumí
nejen úseky, odbory a oddělení, ale též střediska a referáty - záleží na tom, o
jak početně velký útvar jde a také na praxi konkrétního podniku. Názvy útvarů
lze tomu přizpůsobit. Obdobně bude nutno přizpůsobovat i počet organizačních
útvarů stejně tak jako jejich členění. Univerzální řešení použitelné pro všechny
firmy neexistuje, protože závisí na mnoha faktorech - na velikosti firmy, její činnosti,
způsobu řízení apod. Rovněž názvy funkcí vedoucích zaměstnanců si zvolí každý
podle toho, jak mu to vyhovuje, např. je možno funkci vedoucího zaměstnance
nazvat generálním ředitelem a vedoucí jednotlivých úseků řediteli. To však není
rozhodující, důležité je, aby počet útvarů, jejich členění a personální
vybavení odpovídalo potřebám firmy a zásadám efektivního řízení. Rozhodně
nelze doporučit prosté převzetí vzoru pouze s přizpůsobením terminologie -
takový postup by se nutně minul s účinkem. Stejně tak je sebelépe zpracovaný
organizační řád k ničemu, pokud není důsledně vyžadováno a kontrolováno
jeho dodržování vedoucími zaměstnanci. K takové situaci obyčejně dochází,
roznese-li jej sekretářka po firmě,adresát jej založí do pořadače a tím to skončí.
Do
vzoru byla zahrnuta též ustanovení o spolupráci s odborovou organizací a při
uzavírání kolektivní smlouvy. Je logické, že tato ustanovení nepoužijí firmy, u
nichž odborová organizace nepůsobí.
Jako
příloha vzoru je uveden jen pro názornost příklad organizačního schématu
jednoho konkrétního hotelu. Toto schéma nenavazuje na organizační
členění uvedené ve vzoru a zpracovatel, který se vzorem pracuje, musí proto
zpracovávané organizační schéma upravit konkrétně tak, aby odpovídalo organizačnímu
členění v textu organizačního řádu a potřebě počtu zaměstnanců jednotlivých
organizačních složek. Doporučujeme, aby tyto počty byly uvedeny jako orientační,
protože v praxi může docházet k jejich změně podle dalšího vývoje a tím i současných
potřeb firmy. Kromě toho je nutno mít na zřeteli, že hlavním účelem organizačního
schématu je nejen názorně vyjádřit organizační uspořádání celé firmy, ale též
podřízenost jednotlivých organizačních složek na všech stupních řízení.
Ještě
poznámka: není vyloučeno, že některé činnosti uvedené v organizačním řádu
bude u zaměstnavatele vykonávat nikoli zaměstnanec nebo zaměstnanci
v pracovněprávním vztahu, ale zaměstnanec tzv. externí nebo i k tomu
účelu najatá firma (např. činnost podnikového právníka nebo - u menších firem -
vedení účetnictví). Pokud tomu tak je, vyjádří se tato skutečnost v příslušném
textu organizačního řádu (např. v oddíle V bod 5) aniž by bylo nutno
měnit pracovní náplň stanovenou pro tuto činnost. Externím zaměstnancem máme
v tomto případě na mysli toho, kdo vykonává tuto činnost vlastním jménem
zpravidla na základě živnostenského oprávnění, nikoli zaměstnance tzv. na
dohodu, neboť i v tomto případě jde o pracovněprávní vztah.
Připomínáme,
že dnem 1. 9. 2009 vstoupil v účinnost antidiskriminační zákon (č. 198/2009
Sb.), jehož ustanovení je samozřejmě nutno respektovat i při sestavování
organizačního řádu. Jde zejména o to, aby povinnosti vyplývající z tohoto
zákona byly uloženy vedoucím zaměstnancům na všech stupních řízení. Za hlavní z
těchto povinností pokládáme dodržování
a) rovného zacházení nejen mezi muži a ženami,
ale i v ostatních případech (např. při rozdílném věku zaměstnanců),
b) zákazu jakékoli formy diskriminace v odměňování,
při stanovení pracovních podmínek, při přijímání a propouštění zaměstnanců
apod.
Zákon
definuje nejen to, co se rozumí rovným zacházením nebo diskriminací, ale
stanoví i případy, které se takto neposuzují. Každému zaměstnavateli se rozhodně
vyplatí, bude-li tato ustanovení nejen znát, ale i dodržovat. Jinak se může dočkat
nepříjemných soudních sporů se zaměstnanci, kteří se budou cítit poškozeni (§
10 antidiskriminačního zákona).
V z
o r
Zaměstnavatel
..................................................... (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ),
zastoupený ..............................
vydává
Organizační
řád společnosti .......................
Komentář:
Vzor
je koncipován pro zaměstnavatele - právnické osoby, to však neznamená, že by
jej nemohli použít zaměstnavatelé - fyzické osoby. Stačí, přizpůsobí-li
názvosloví firmy (např. namísto „společnost" použijí název své firmy podle
veřejného rejstříku) a vedoucích funkcí podle svých podmínek a potřeb (např.
namísto „ředitel společnosti" uvedou „jednatel" nebo přímo své
jméno).
Další
části organizačního řádu se pak musí upravit v souladu s touto skutečností, zejména
je nutno přizpůsobit terminologii zvoleným názvům, a dále použít ze vzoru pouze ty části, které se pro konkrétního zaměstnavatele
hodí.
I.
Předmět jeho činnosti
Předmětem činnosti
společnosti je ..... (uvede se podle zápisu ve veřejném rejstříku, např.
nákup zboží za účelem jeho prodeje, poskytování stravovacích a jiných služeb veřejnosti,
pronájem obchodních ploch, výroba potravinářského zboží, oprava motorových
vozidel), a to v .............. (místo).
Komentář:
Vydává-li společnost
pracovní řád (§ 306 zákoníku práce),
musí dbát na soulad předmětu činnosti v obou vnitropodnikových normách, zejména
v ustanoveních pracovního řádu o možném střetu zájmů a povinnosti zaměstnanců
zachovávat obchodní tajemství.
II.
Vedení společnosti
Ředitele
ustanovuje představenstvo společnosti. Ředitel mu za svou činnost odpovídá a je
povinen je o své činnosti informovat v termínech a v rozsahu určeném stanovami
společnosti. Povinnosti a oprávnění ředitele se řídí tímto organizačním řádem a
stanovami společnosti. Ředitel je zejména oprávněn:
a)
vydávat po schválení představenstvem vnitřní
normy řízení, zejména organizační, spisový, pracovní a mzdový řád,
b)
činit neodkladné úkony ke splnění úkolů uložených
mu oprávněnými orgány státní správy s povinností informovat o nich neprodleně předsedu
představenstva,
c)
schvalovat interní plány, harmonogramy a
výkazy (včetně statistických) a řídit činnost svých poradních orgánů,
d)
uzavírat a rozvazovat pracovní smlouvy a
dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr,
e)
ustanovovat do funkcí vedoucí zaměstnance
a, je-li to s nimi dohodnuto, je též odvolávat,
f)
uzavírat smlouvy podle občanského
zákoníku,
g)
uzavírat dohody o odpovědnosti za hodnoty
svěřené k vyúčtování,
h)
uzavírat kolektivní smlouvu,
i)
........... (případná další ustanovení)
III.
Organizační
uspořádání společnosti
Společnost se člení
na tyto organizační útvary:
- útvar ředitele
- úsek obchodní
- úsek provozně-technický
- úsek ekonomický
Organizační
schéma je uvedeno v příloze.
IV.
Hlavní pracovní
náplně organizačních útvarů
1. Útvar ředitele
Ředitel odpovídá za
celkový chod společnosti, za řádné hospodaření se svěřeným majetkem a za jeho
ochranu. Zastupuje společnost navenek ve věcech, které se týkají její činnosti.
K zajištění činnosti společnosti vydává příkazy, které jsou závazné pro všechny
zaměstnance. Činí opatření k zamezení jakékoli formy diskriminace a v zájmu
rovného zacházení se zaměstnanci. Jsou mu podřízeny všechny organizační útvary
společnosti prostřednictvím jejich vedoucích.
Přímo řídí:
- sekretariát
- personální
referát
- kontrolní oddělení
- podnikového
právníka
Sekretariát vede veškerou
agendu ředitele, evidenci písemností a pořizuje zápisy z jednání gremiální
porady. Vede lhůtník úkolů vedoucích zaměstnanců (oddíl V bod 1) a podává řediteli
zprávy o jejich splnění.
Personální oddělení zajišťuje
komplexní personální agendu společnosti. Navrhuje řediteli podle požadavků
vedoucích úseků ke schválení přijímání a propouštění zaměstnanců, připravuje
pracovní smlouvy a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, sestavuje
podle požadavků oprávněných vedoucích zaměstnanců výpovědi z pracovního poměru
a dohody o jeho skončení a předkládá je řediteli k podpisu. Sleduje, zda je při
výběru zaměstnanců dodržován zákaz diskriminace a stanovení rovných podmínek
pro tento výběr. Dbá na dodržování předpisů pro zaměstnávání cizinců. Odpovídá
za evidenci pracovní doby ve smyslu § 96 zákoníku práce. Vede
osobní spisy zaměstnanců, eviduje jejich nároky na dovolenou a sleduje čerpání
dovolených podle schváleného rozvrhu. Sleduje a eviduje případy pracovní
neschopnosti a dalších překážek v práci na straně zaměstnance. Předává mzdové účtárně
potřebné podklady pro výpočet náhrad mezd a nemocenských dávek. Vede další předepsanou
evidenci a odpovídá za styk s příslušnými orgány státní správy, zejména s úřadem
práce, zvláště pokud jde o hlášení volných pracovních míst, a
s inspektorátem práce. V případě potřeby navrhuje uzavření dohody
s úřadem práce o úhradě nákladů na přípravu osob se zdravotním postižením
nebo na zřízení chráněného pracovního místa (dílny). Zajišťuje ve spolupráci
s ostatními útvary plnění povinného procenta zaměstnaných osob se
zdravotním postižením. Dbá na dodržování zákonných ustanovení k ochraně
osobních údajů, zejména na oznamovací povinnost vůči Úřadu na ochranu osobních
údajů. Navrhuje řediteli okruh zaměstnanců, s nimiž má být uzavřena dohoda
o konkurenční doložce (§ 310 zákoníku práce), a připravuje
ve spolupráci s podnikovým právníkem text této dohody.
Kontrolní oddělení kontroluje především
hospodaření jednotlivých pracovišť společnosti zásadně podle jím navrženého důvěrného
plánu schváleného ředitelem. V případě potřeby je oprávněno si vyžádat od ředitele
pověření k mimořádné kontrole. Dále kontroluje dodržování antidiskriminačního
zákona a příslušných obecně závazných předpisů, stejně jako vnitřních předpisů
vedoucími jednotlivých organizačních útvarů i zaměstnanci. Výsledky kontrol předkládá
řediteli spolu s návrhem nápravných opatření k dalšímu řízení. Řídí práci
inventurníků a sestavuje plán inventarizací, výsledky inventur předkládá k dalšímu
projednání předsedovi inventarizační komise.
Podnikový
právník posuzuje věcnou i formální správnost všech uzavíraných smluv (dohod) a
vydávaných vnitřních předpisů a dbá na jejich soulad s obecně závaznými
právními předpisy. V závažných případech sestavuje na základě pověření ředitelem
text smluv (dohod) a vnitřních předpisů sám a po projednání s příslušnými
vedoucími zaměstnanci jej předkládá řediteli ke schválení a následně k podpisu.
Podává výklad právních předpisů v zájmu zamezení případným stížnostem nebo sporům
mezi zaměstnanci. Zastupuje společnost při soudních a rozhodčích sporech. V případě potřeby navrhuje způsob
mimosoudního vyrovnání a předkládá jej řediteli k rozhodnutí.
2. Úsek
obchodní
Vedoucí obchodního
úseku řídí obchodní politiku společnosti včetně marketingu a odpovídá za optimální
využívání obchodních kapacit. Organizuje prodejní akce, připravuje obchodní
smlouvy s dodavateli a předkládá je řediteli k podpisu. Na základě výsledků
provádí průzkum trhu a předkládá návrhy na obchodní politiku společnosti i
jednotlivé tržní akce. Řídí průzkum trhu, reklamní a propagační činnost a
poskytované služby. Projednává nájemní smlouvy a připravuje je řediteli k
podpisu. Vyřizuje nejsložitější reklamace. V případě potřeby připravuje
podklady pro získání příspěvku od úřadu práce ve spolupráci s příslušnými
vedoucími a předkládá je personálnímu referátu k dalšímu řízení.
Přímo řídí:
… 