dnes je 20.1.2019
Input:

Nutné vedlejší výdaje při pracovní cestě

20.4.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2018.08.04
Nutné vedlejší výdaje při pracovní cestě

Ing. Karel Janoušek

Podle ustanovení § 164 ZP, resp. § 171 ZP přísluší zaměstnanci náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši.

Nemůže-li však zaměstnanec jejich výši prokázat, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Praktickým příkladem je např. úhrada parkovného prostřednictvím SMS, které se postupně zavádí v některých městech a kdy zaměstnanec nemá o úhradě žádný písemný doklad, který by mohl k vyúčtování cestovních náhrad přiložit. Vzhledem k tomu, že cenu obvyklou v době a místě konání pracovní cesty lze zejména v zahraničí těžko ověřit, prakticky to znamená ve výši, kterou zaměstnanec uvede ve vyúčtování cestovních náhrad. Zaměstnavatel však, podle důvodové zprávy k zákoníku práce, může zaměstnancem uvedenou neprokázanou výši korigovat podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty. Jde sice o podstatně složitější postup než u jiných druhů cestovních náhrad, kdy zaměstnavatel může při neprokázání jejich výše postupovat podle § 185 ZP, nicméně je nezbytné postup uvedený v § 164 ZP respektovat.

Pro nutný vedlejší výdaj je rozhodující, že jde o výdaj, který zaměstnanec musel vynaložit a který také v bezprostřední souvislosti s příslušnou konkrétní pracovní cestou skutečně vynaložil. Aby šlo o nutný vedlejší výdaj, musí být tyto základní podmínky splněny současně. Pokud nebudou splněny, nepůjde o nutný vedlejší výdaj.

Při splnění uvedených podmínek tak nutným vedlejším výdajem mohou být např.:

  • účastnický poplatek (vložné) na školení, konferenci apod.,

  • vstupné na výstavu, je-li prohlídka výstavy součástí pracovní cesty,

  • poplatek za parkování soukromého vozidla použitého s vědomím zaměstnavatele,

  • dálniční poplatek za soukromé vozidlo použité na žádost zaměstnavatele,

  • poplatky za použití silnic a tunelů v zahraničí,

  • připojištění sedadel při cestě více zaměstnanců v soukromém vozidle použitém se souhlasem zaměstnavatele,

  • poplatek za úschovu nutných osobních a pracovních zavazadel, pracovních pomůcek, nářadí apod.,

  • poplatek za připojení k Wi-Fi,

  • poplatek za použití trezoru v hotelovém pokoji,

  • poplatek za úklid pokoje, není-li zahrnut v ceně ubytování,

  • připojištění léčebných výloh zaměstnance při zahraniční pracovní cestě,

  • úhrada očkování při cestě do příslušného státu nehrazeného zdravotní pojišťovnou,

  • poplatek za nadměrnou váhu zavazadla při cestě letadlem na delší zahraniční pracovní cestě,

  • připojištění zavazadel,

  • poplatek za směnu poskytnuté zálohy nebo její části v zahraničí na měnu státu, kam byl zaměstnanec na zahraniční pracovní cestu vyslán,

  • poplatek za výběr z bankomatu v zahraničí soukromou platební kartou v případě, kdy zaměstnanci nepostačovala poskytnutá záloha na úhradu cestovních výdajů apod.

Nutným vedlejším výdajem nejsou výdaje soukromého charakteru, jako např. pokuta za rychlou jízdu či špatné parkování, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, půjčení televizoru apod.

Při rozhodování o poskytování náhrady za nutné vedlejší výdaje je nutno postupovat velmi individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti a podmínky konání příslušné pracovní cesty. Z hlediska zaměstnance může být nutným vedlejším výdajem pohoštění obchodních partnerů, které na příkaz zaměstnavatele za partnery uhradil. Zaměstnavatel pak bude muset příslušnou částku zaměstnanci uhradit, nebude ji ale moci považovat za daňově uznatelnou položku, i když bude doložena dokladem, protože podle ustanovení § 25 odst. 1 písm. t) ZDP výdaje za pohoštění, občerstvení a dary nelze pro daňové účely považovat za výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Zaměstnavatel nemůže zaměstnanci nařídit, aby k pohoštění obchodních partnerů použil kapesné, které mu na zahraniční pracovní cestu případně poskytl, protože kapesné je určeno pro soukromou potřebu zaměstnance.

Nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou zaměstnance školy, který se zúčastní např. lyžařského výcviku studentů jako lyžařský instruktor, bude např. také půjčovné lyží a lyžařské výstroje nebo výdaje na přípravu soukromých lyží zaměstnance před lyžařským výcvikem, jízdné na lanovkách a lyžařských vlecích během lyžařského výcviku apod. Paušální náhrada za použití vlastních lyží a lyžařské výstroje, kterou mu škola příp. poskytne podle § 190 ZP, však nutným vedlejším výdajem není (jde o jiný provozní výdaj) a měla by být se zaměstnancem vypořádána mimo vyúčtování cestovních náhrad.

Nutným vedlejším výdajem v případě použití soukromého vozidla zaměstnance na pracovní cestě není mytí vozidla, údržba a opravy, nákup oleje do motoru či jiných provozních náplní ani povinné pojištění vozidla apod., neboť tyto výdaje jsou součástí základní náhrady za použití vozidla.

Pokud jde o připojištění sedadel, záleží na tom, zda (případně jak) zaměstnavatel stanovil takové pojištění vozidla jako jednu z podmínek konání pracovní cesty a zda zaměstnancem sjednané a uhrazené pojištění splňuje všechny výše uvedené podmínky, tzn. zejména, jestli bylo uzavřeno a uhrazeno v bezprostřední souvislosti s danou pracovní cestou. Pokud nebylo, nemůže jít o nutný vedlejší výdaj, a to ani v poměrné výši, neboť žádná poměrná část nebyla uhrazena v přímé souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Obdobně se postupuje v případě dálničního poplatku apod.

V souvislosti s nutnými vedlejšími výdaji se často diskutuje o tom, jak o těchto výdajích účtovat. Protože účetní předpisy nespecifikují, co jsou cestovní náhrady, je nutno vycházet ze zákoníku práce, který v ustanovení § 156 odst. 3 ZP uvádí, že za cestovní náhrady se považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s ustanovením § 152 ZP, tj. při cestách tam uvedených. Je třeba vycházet také z toho, že při těchto cestách přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování, náhrada nutných vedlejších výdajů, stravné, zahraniční stravné, příp. kapesné. Protože zaměstnancem uhrazené nutné vedlejší výdaje (např. vstupné na veletrh) jsou výdaje bezprostředně související s pracovní cestou, účtuje se o nich spolu s ostatními druhy cestovních náhrad, na účtu 512–Cestovné.

Při používání vozidel na pracovních cestách je vhodné rozlišovat, zda jde o služební, nebo soukromé vozidlo, neboť výdaje, které se týkají povoleného použití soukromého vozidla, jako např. parkovné, dálniční poplatek apod., jsou nepochybně nutnými vedlejšími výdaji při pracovní cestě, a patří tedy na účet 512. Podobné výdaje týkající se služebního vozidla budou podle mého názoru spíše službou, i když příslušnou částku zaměstnanec uplatní při vyúčtování cestovních náhrad. Také např. nákup pohonných hmot do služebního vozidla apod., i když je zaměstnanec uhradil během pracovní cesty, nelze považovat za nutný vedlejší výdaj, neboť jde o spotřebu PHM, o které se účtuje na účtu 501. Bylo by také vhodnější, aby takovéto výdaje byly se zaměstnancem vypořádány samostatně, mimo vyúčtování cestovních náhrad, a to zejména při zahraničních pracovních cestách, neboť u těchto výdajů v cizí měně se k přepočtu nepoužijí kursy, které se podle § 183 ZP a § 184 ZP používají při vyúčtování cestovních náhrad.

Příklad č. 1 - Parkovné

Zaměstnanci bylo podle § 157 odst. 2 ZP místo autobusu povoleno použití jeho soukromého osobního automobilu. Je nutným vedlejším výdajem parkovné za toto vozidlo?

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů za podmínek uvedených v § 171 ZP§ 164 ZP, tzn., je rozhodující, zda takový výdaj musel vynaložit v souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Jestliže bylo zaměstnanci před pracovní cestou povoleno použít místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (např. autobusu) jeho soukromé vozidlo, musel s největší pravděpodobností toto vozidlo v průběhu pracovní cesty zaparkovat. Proto je v tomto případě uhrazené parkovné zcela jednoznačně nutným vedlejším výdajem. To, že mu v tomto případě přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusem a MHD, není podstatné. Rozhodující je, že zaměstnavatel použití vozidla povolil a že v souvislosti s jeho použitím předmětný výdaj zaměstnanci vznikl.

Příklad č. 2 - Připojištění sedadel

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu jeho soukromým vozidlem a uložil mu, aby si připojistil sedadla, protože spolu s ním ve vozidle pojedou další zaměstnanci. Může být zaměstnanci

.
  1. Smlouva o poskytnutí užívacích práv k On-line produktu (dále také jen   "smlouva") se uzavírá na dobu určitou, a to na dobu předplatného uvedenou v objednávce a ve faktuře. 
  2. Dojde-li k objednání On-line produktu nakladatelství přes internet, vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím okamžikem odeslání objednávky učiněné v internetovém obchodu nakladatelství. Podmínkou odeslání objednávky je odsouhlasení těchto všeobecných obchodních podmínek pro On-line produkty (dále také "VOP-O"), které se tak stávají právně závazné pro obě smluvní strany. 
  3. V případě objednání On-line produktu jakýmkoli jiným způsobem vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím zaplacením zálohové faktury. Úhradou zálohové faktury se stávají VOP-O právně závaznými pro obě smluvní strany. 
  4. Ke vzniku smlouvy mezi nakladatelstvím a objednatelem dojde vždy s výhradou ztráty schopnosti nakladatelství smlouvu plnit. 
  5. Objednateli vzniká právo užívat On-line produkt po uzavření smlouvy, zaplacení ceny (předplatného) On-line produktu  a aktivaci přístupu objednatele do On-line produktu provedené nakladatelstvím.
    O aktivaci přístupu do On-line produktu je objednatel nakladatelstvím informován emailem a současně jsou mu zaslány pokyny k přihlášení do On-line produktu. Rozhodne-li se objednatel svého práva na užívání On-line produktu nevyužít, nemá tato skutečnost vliv na platnost smlouvy a povinnost objednatele platit cenu On-line produktu (předplatné). 
  6. Smlouva se vždy automaticky prodlužuje o další předplatné období, jehož délka je shodná s délkou předcházejícího  předplatného období, nedoručí-li nejpozději 6 týdnů před uplynutím předplaceného období uvedeného na faktuře jakákoli ze smluvních stran druhé smluvní straně emailem nebo dopisem učiněné oznámení, že o automatické prodloužení předplatného nemá zájem. V případě jednoměsíčního předplatného se šestitýdenní lhůta pro doručení oznámení zkracuje na 15 dní a ust. čl. 8 VOP-O se nepoužije. Obě smluvní strany s automatickým prodlužováním smlouvy výslovně souhlasí. Objednatel je povinen platit nakladatelství předplatné navýšené o DPH po celou dobu platnosti smlouvy. 
  7.  Nakladatelství je s ohledem na nárůst průměrného indexu spotřebitelským cen oprávněno zvýšit jednou ročně ceny předplatného na další předplatné období, maximálně však vždy o 3 % z  ceny předplatného předcházejícího předplatného období. 
  8. Nakladatelství odešle objednateli zálohovou fakturu na další předplatné období vždy nejpozději 4 týdny před koncem stávajícího předplaceného období. 
  9. Dojde-li ze strany objednatele k prodlení se zaplacením ceny předplatného, je nakladatelství oprávněno požadovat od objednatele zaplacení nákladů spojených s vymáháním každé pohledávky ve výši 1200 Kč v souladu s nařízením vlády č. 351/2013 Sb. 
  10. Objednatel je povinen nakladatelství bez zbytečného odkladu oznámit jakékoli změny údajů, které  uvedl při uskutečnění objednávky. 
  11. On-line produkt podléhá autorskoprávní ochraně. On-line produkt nesmí být objednatelem ani nikým jiným bez předchozího souhlasu nakladatelství jakkoli rozmnožován, rozšiřován, pronajímán, propachtován, vystavován či půjčován třetím osobám a jeho obsah nesmí být sdělován v jakékoli formě veřejnosti. 
  12. Právo užívat On-line produkt je nepřenosné. Není-li mezi stranami smlouvy ujednáno jinak (multilicenční ujednání obsažené ve faktuře), má právo užívat On-line produkt
    a) v případě objednatelů - fyzických osob pouze tato jedna fyzická osoba a b) v případě objednatelů - právnických osob pouze jedna fyzická osoba u objednatele. 
  13. Poruší-li objednatel toto podlicenční ujednání nebo poruší-li jinou svou zákonnou či smluvní povinnost podstatným způsobem, je nakladatelství oprávněno od smlouvy s    okamžitým účinkem odstoupit a zrušit přístup objednatele k On-line produktu formou deaktivace přístupu nebo přístupového jména a hesla objednatele. 
  14. Nakladatelství nenese jakoukoli odpovědnost za správnost či úplnost obsahu On-line produktu a za případnou škodu či nemajetkovou újmu způsobenou přímo či nepřímo užitím obsahu On-line produktu. Ustanovení § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, se na odpovědnost nakladatelství neuplatní. 
  15. Nakladatelství odpovídá za to, že dostupnost On-line produktu nebude v průměru měsíčně nižší než 90%. Tato odpovědnost se však nevztahuje na kvalitu internetového připojení poskytovaného objednateli třetími osobami. Objednatel má právo odstoupit od smlouvy s účinky do budoucna, bude-li alespoň dva po sobě následující měsíce dostupnost On-line produktu nižší než 90 %. 
  16. V případě potřeby (oznámení, reklamace, stížnosti atp.) může objednatel kontaktovat nakladatelství na emailové adrese info@dashofer.cz nebo prostřednictvím kontaktů uvedených na www.dashofer.cz.  
  17. Není-li uvedeno jinak, mohou být veškerá oznámení adresovaná objednateli nakladatelstvím činěna ve formě elektronické zprávy adresované na emailovou adresu objednatele. Nakladatelství je dále oprávněno zasílat zálohové faktury a daňové doklady objednateli elektronicky, případně poštou. 
  18. Není-li v objednávce výslovně uvedeno jinak, má se za to, že objednatel je podnikatel a objednávku činí v souvislosti se svou podnikatelskou činností. V těchto případech se na právní vztah mezi objednatelem a nakladatelstvím neuplatní ustanovení § 1799 a § 1800 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Zákonná práva objednatelů - spotřebitelů nejsou tímto ustanovením dotčena. 
  19. Případné soudní spory vyplývající z právních vztahů mezi objednatelem a nakladatelstvím  bude rozhodovat obecný soud místně příslušný podle sídla nakladatelství. 
  20. Tyto všeobecné obchodní podmínky pro On-line produkty tvoří nedílnou součást smlouvy. Nakladatelství je oprávněno v případě potřeby tyto VOP-O jednostranně změnit. O takovéto změně bude objednatel vždy s dostatečným časovým předstihem písemně, elektronicky emailem anebo na internetových stránkách nakladatelství informován a bude mít možnost změnu VOP-O odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu ukončit. 
  21. V případě rozporu mezi ustanovením smlouvy a těmito VOP-O má příslušné ustanovení smlouvy před VOP-O přednost . 
  22. Společnost Verlag Dashöfer, nakladatelství,spol.s r.o. se sídlem Praha 6 - Vokovice, Evropská 423/178, PSČ 160 00, IČ: 45245681, je zapsána u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 7702.


Tyto obchodní podmínky si můžete vytisknout kliknutím na následující odkaz:
http://www.dashofer.cz/vop/online/vop-online.pdf.

.

Ochrana osobních údajů a jejich používání

Ochrana soukromí je záležitostí  důvěry a vaše důvěra je pro nás důležitá. Respektujeme vaše soukromí a při zpracování vašich osobních údajů dodržujeme zákonná právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů, zejména tzv. GDPR (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)) (dále jen "Nařízení").

Chtěli bychom vás tímto informovat o našem nakládání s osobními údaji pro zajištění vaší informovanosti příp. pro získání souhlasu s jejich zpracováním.

1. Data a jejich využití 

Verlag Dashöfer, nakladatelství spol s r.o. jakožto Správce zpracovává osobní údaje za tímto účelem:

 

 

 

 

Výše uvedené údaje zpracováváme po dobu aktivní objednané služby a po dobu 5 let od ukončení objednané služby nebo nákupu singulárního produktu, nepožaduje-li právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší. V případě zpracování osobních údajů na základě uděleného dobrovolného souhlasu po dobu 5 let od udělení souhlasu.

Aktuální seznam našich zpracovatelů můžete nalézt zde.

2. Zabezpečení dat 

Ochrana vašich údajů je pro nás klíčová, proto vynakládáme maximální úsilí pro zajištění jejich bezpečnosti. Plně využíváme technická i organizační opatření pro prevenci neoprávněného přístupu k těmto datům a zamezení jejich zničení nebo zneužití. Způsoby zabezpečení vašich dat jsou také pravidelně kontrolovány.

Při zpracování údajů v plné míře využíváme možností pseudonymizace a anonymizace, abychom co nejvíce posílili jejich zabezpečení.   

 

3. Práva subjektů

Nad svými osobními údaji neztrácíte kontrolu. Můžete k nim kdykoliv přistupovat nebo je opravit. Jako subjekt zpracování osobních dat máte také následující práva: právo na potvrzení o zpracování a informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, na opravu, výmaz (pokud se nejedná o osobní údaje, které jsme povinni nebo oprávněni dále zpracovávat dle příslušných právních předpisů), omezení zpracování, přenos osobních údajů, námitku proti zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu(ÚOOÚ), na účinnou soudní ochranu, pokud máte za to, že vaše práva podle Nařízení byla porušena v důsledku zpracování vašich osobních údajů v rozporu s tímto Nařízením. V případě zpracování na základě uděleného dobrovolného souhlasu máte také právo kdykoliv tento souhlas vzít zpět. 

V případě dalších dotazů ohledně zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na info@dashofer.cz