3.3.22
Monitorování elektronické komunikace zaměstnanců zaměstnavatelem
JUDr. Věra Bognárová
Monitorování elektronické komunikace zaměstnanců zaměstnavatelem
Zaměstnavatel (název a sídlo, IČO): ............................................................................
Zastoupený: ........................................................................................................
informuje tímto o monitorování elektronické komunikace zaměstnanců zaměstnavatelem podle § 316 odst. 3 ZP.
1. Podle § 316 odst. 1 ZP nesmějí zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele, včetně výpočetní techniky, a ani jeho telekomunikační zařízení. Dodržování tohoto zákazu je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat.
2. Zaměstnavatel souhlas k užití výpočetní techniky ani jeho telekomunikačního zařízení zaměstnancům pro jejich osobní potřebu nedává. Použití výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení zaměstnavatele je v individuálních případech možné na žádost zaměstnance, s níž vysloví souhlas nadřízený vedoucí zaměstnanec. Nadřízený vedoucí zaměstnanec je povinen v případě udělení souhlasu určit datum, rozsah a dobu, po kterou je zaměstnanec oprávněn výpočetní techniku a telekomunikační zařízení používat, a učinit o tom písemný záznam.
3. Zákaz užívání výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení se vztahuje po dobu přítomnosti zaměstnance na pracovištích zaměstnavatele, tj., vztahuje se na pracovní i mimopracovní dobu.
4. Použitím výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení zaměstnavatele pro osobní potřebu zaměstnance se rozumí zejména užívání internetu k jiným než pracovním účelům a navštěvování webových stránek jiných než těch, které jsou potřebné k výkonu práce. Zaměstnanec také nesmí používat elektronických zpráv k soukromým účelům, to se týká jak e-mailových adres přidělených mu zaměstnavatelem, tak i e-mailových adres soukromých. Zaměstnanec také nesmí prostřednictvím výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení zaměstnavatele využívat sociální sítě k vlastní komunikaci či k nahlížení do ní.
5. Zaměstnavatel podle § 316 odst. 3 ZP zaměstnance informuje o tom, že dodržování zákazu uvedeného v bodě 1. až 3. bude přiměřeným způsobem kontrolovat, a to prostřednictvím údajů o používání elektronické sítě a elektronické komunikace na PC, notebooku či jiném technickém zařízení, které je zaměstnanci k výkonu práce svěřeno.
6. Zaměstnavatel zaměstnance informuje o tom, že kontrolu výpočetní techniky či telekomunikačních zařízení může provádět ............... (konkrétní zaměstnanec zaměstnavatele) za účasti nadřízeného zaměstnance, případně za účasti zástupce odborové organizace.
7. Zaměstnavatel bude při kontrole postupovat tak, aby byly zvláště v případě soukromé elektronické komunikace, včetně sociálních sítí, chráněny osobní údaje zaměstnance, a kontrola bude zaměřena především na kontrolu účasti na této elektronické komunikaci, nikoliv na kontrolu jejího obsahu.
8. Kontrola dodržování zákazu používání výpočetní techniky a telekomunikačního zařízení zaměstnavatele začíná .......... (uvést konkrétní datum).
9. Vedoucí zaměstnanci zaměstnavatele seznámí prokazatelným způsobem podřízené zaměstnance s touto informací o zákazu používání výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení zaměstnavatele pro osobní potřebu zaměstnanců a o oprávnění zaměstnavatele přiměřeným způsobem dodržování tohoto zákazu kontrolovat. Doklad o tom, že zaměstnanec byl seznámen s touto informací o zákazu používání výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení zaměstnavatele pro osobní potřebu zaměstnanců a o oprávnění zaměstnavatele přiměřeným způsobem dodržování tohoto zákazu kontrolovat, musí být písemný.
10. Zaměstnavatel musí zajistit ochranu osobních údajů zaměstnanců, které mohou být při kontrole dodržování zákazu používání výpočetní techniky a telekomunikačního zařízení získány. Zaměstnavatel musí zajistit technické, příp. organizační zabezpečení získaných osobních údajů. Kontrolou jsou poveřeni ............ (statutární orgán, vedoucí personálního oddělení, vedoucí IT oddělení). Tito zaměstnanci mají povinnost mlčenlivosti o skutečnostech, včetně osobních údajů, zjištěných při výkonu kontroly. Shora uvedení zaměstnanci musí být proškoleni a musí s nimi být sjednána dohoda o mlčenlivosti, kterou sjednává........Zaměstnanec pověřený kontrolou nesmí kontrolu vykonávat, nebude-li mít sjednánu dohodu o mlčenlivosti.
11. Zaměstanec má právo:
- na přístup k osobním údajům a informacím o jejich zpracování,
- na opravu neaktuálního nebo nepřesného osobního údaje,
- na výmaz osobního údaje, není-li důvod pro jeho získávání a zpracování,
- na to vznést námitku proti zpracování osobních údajů,
- na přenositelnost údajů (právo na předání osobních údajů zpracovaných automatizovaně na základě souhlasu jinému správci).
Právo zaměstnanec uplatňuje u ....................
V ............. dne ...................................
..............................................
razítko zaměstnavatele a podpis
jeho oprávněného zaměstnance
Právní úprava:
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů
Obecné nařízení Evropského parlamentu a Rady o ochraně osobních údajů č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 (označované pod anglickou zkratkou GDPR General Data Protection Regulation), kterým se zrušuje směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů. Nařízení nabývá účinnosti 25. května 2018.
Komentář:
Podle § 316 odst. 1 ZP je zaměstnanci zakázáno ("zaměstnanci nesmějí") bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a jeho telekomunikačních zařízení. Zákaz upravený zákoníkem práce se vztahuje na všechna zařízení bez ohledu na to, zda je zaměstnanec využívá, nebo by chtěl využívat v pracovní době nebo mimo pracovní dobu. Jestliže by zaměstnanec užíval pro svou osobní potřebu bez souhlasu zaměstnavatele výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele v pracovní době, jednalo by se kromě porušení zákazu užívat těchto zařízení také o porušení povinnosti konat v pracovní době osobně práce a využívat pracovní dobu výhradně k výkonu pracovních povinností. Používá-li totiž zaměstnanec prostředky zaměstnavatele pro svou osobní potřebu v pracovní době, znamená to, že kromě porušení zákazu také v této době nepracuje. Zákaz používání výrobních a pracovních prostředků je stanoven přímo zákoníkem práce, zaměstnavatel jej proto nemusí zaměstnanci zvláštním způsobem ukládat, protože se jedná o povinnost uloženou zákonem.
Použití výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a jeho telekomunikačních zařízení zaměstnancem pro osobní potřebu je možné se souhlasem zaměstnavatele. Souhlas zaměstnavatele nemusí být písemný, zákoník práce pro něj nestanoví formu. Není vyloučeno, aby zaměstnavatel souhlasil s použitím jeho výrobních a pracovních prostředků, například mimo pracovní dobu, pro určité vymezené účely, anebo v době přestávek na jídlo a oddech. Souhlas s tímto použitím může být dát generálně, tzn., zaměstnavatel jej může dát obecně v určeném rozsahu a v určené době všem zaměstnancům. Souhlas může být dán ale také pouze k individuálnímu užití v konkrétním případě. Zaměstnanci právo na soukromé použití výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení nemají, záleží na rozhodnutí zaměstnavatele.
Dodržování zákazu je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat, je však nutné vyjít z toho, že zaměstnavatel musí současně dodržet povinnost uloženou mu v § 316 odst. 2 ZP, která mu přikazuje nenarušovat soukromí zaměstnanců na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že je bude podrobovat otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole poštovních zásilek adresovaných zaměstnanci, nemá-li pro to závažný důvod.
Obecně lze za současné české právní úpravy kontrolní mechanismy zavést výhradně tehdy, je-li pro ně dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele za podmínky, že zaměstnanec byl zaměstnavatelem přímo informován o kontrole a o způsobech jejího provádění. Toto oprávnění je upraveno v § 316 odst. 3 ZP. Souhlas zaměstnance ke kontrolnímu opatření se nevyžaduje. Pokud by pro kontrolní mechanismy nebyl dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti, nebo by zaměstnavatel nesplnil svou povinnost informovat zaměstnance přímo o rozsahu kontroly a způsobech jejího provádění, případně pokud by kontrola nebyla přiměřená a narušovala by nepřiměřeným způsobem soukromí zaměstnance, jednalo by se o výkon kontrolního oprávnění v rozporu se zákonem. Zaměstnanec se může domáhat podle § 82 NOZ, aby zaměstnavatel od těchto zásahů do jeho osobnosti upustil a aby byly odstraněny následky těchto zásahů. Pokud by byly zásahy do osobnosti zaměstnance v tomto případě závažnější, není ani vyloučeno domáhat se přiměřeného zadostiučinění, případně i finančního.
Zaměstnavatel může kontrolní mechanismy zavést pouze ze závažných důvodů spočívajících ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Důvodem pro zavedení kontrolních mechanismů jsou tak především určitá bezpečnostní rizika, jakými je ochrana života a zdraví zaměstnanců, může se jednat i o ochranu života a zdraví zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, ale i jiných osob, které se v kontrolovaných prostorách zdržují. Závažným důvodem však může být nejenom ochrana života a zdraví, tedy určitých bezpečnostních rizik, ale zákonným důvodem je i ochrana majetku zaměstnavatele, spoluzaměstnanců a jiných osob, ale i kontrola pracovní výkonnosti zaměstnance. Poslední důvod sledování však zatím není běžně přijímán jako důvod pro zavedení kontrolních mechanizmů.
K možnostem kontroly elektronické komunikace odkazuji na stanovisko č. 2/2009, aktualizované k 1. 1. 2014, Úřadu pro…
