Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Mobilní telefony a zaměstnanci z pohledu daňového

13.2.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2017.07.04
Mobilní telefony a zaměstnanci z pohledu daňového

Ing. Martin Děrgel

Mobilní telefony zcela ovládly naše soukromí, přičemž už zdaleka nejde o pouhé telefonování, zasílání krátkých textových zpráv, nad nimiž by mnozí češtináři zaplakali, focení, buzení a náhradu hodinek. Čím dále častěji nacházejí využití při bezhotovostním placení a obsluze bankovních účtů, slouží k poslechu hudby, rádií, audioknih, případně filmů, nebo k hraní bezpočtu her. Zdálo by se, že jde o ryze soukromé, osobní záležitosti netýkající se pracovního procesu zaměstnanců, kteří přece mají pro potřeby výkonu práce k dispozici obvykle na stole pevnou linku nebo firemní mobil, u něhož prakticky postačí jen ty dvě v úvodu zmíněné základní telekomunikační funkce. Jenže celá řada zaměstnání není pevně svázána s jednou židlí v kanceláři, ale vyžaduje od zaměstnance značnou mobilitu, například stavební dělníci, montéři, řidiči, opraváři, nákupčí zásob, prodejci, manažeři, právníci. A narůstá také počet zaměstnanců pracujících část pracovní doby doma, kde mají větší klid na práci (IT pracovníci, redaktoři, účetní).

Pokud zaměstnavatel usoudí, že mobilní telefon je pro výkon práce konkrétního zaměstnance nezbytný, zbývá dořešit, jakým způsobem tuto potřebu realizovat. Podívejme se na možnosti, které se nabízejí.

FIREMNÍ VYUŽITÍ MOBILNÍHO TELEFONU

V praxi se nejčastěji uplatňuje těchto pět přístupů:

  • firemní mobil, který zaměstnanec není oprávněn využívat soukromě,

  • firemní mobil, který zaměstnanec může využít soukromě za úplatu,

  • firemní mobil, který zaměstnanec může využít soukromě bezúplatně,

  • soukromý mobil zaměstnance využívaný pro potřeby zaměstnavatele za úplatu,

  • soukromý mobil zaměstnance využívaný pro potřeby zaměstnavatele bezúplatně.

Poznámka: V příspěvku budeme předpokládat obvyklou situaci, že pořizovací cena mobilního telefonu nepřesahuje daňový limit 40 000 Kč, kdy by se již jednalo o hmotný majetek podléhající daňovému odpisování.

FIREMNÍ MOBIL, KTERÝ ZAMĚSTNANEC NENÍ OPRÁVNĚN VYUŽÍVAT SOUKROMĚ

Z daňového hlediska je bezproblémový pouze první případ, který lze i z toho důvodu obecně doporučit jako optimální řešení. V interní směrnici nebo ve dvoustranné dohodě se zaměstnancem by měl být zdůrazněn absolutní zákaz jakéhokoli používání firemního mobilního telefonu pro osobní potřeby zaměstnanců. A protože „známe své lidi”, je vhodné tento zákaz podpořit mírně bolestivou peněžitou sankcí v podobě smluvní pokuty za jeho porušení. Správce daně by pak neměl mít pochybnosti o tom, že jak pořizovací cena mobilního telefonu, tak i poplatky za uskutečněné telekomunikační služby v plném rozsahu souvisely jen s podnikatelskou činnosti zaměstnavatele, a představují tudíž bezpečně daňově účinné výdaje. S čímž samozřejmě souvisí u plátců DPH možnost odpočtu DPH z těchto přijatých zdanitelných plnění, případně v krácené výši, jestliže ekonomická činnost dané firmy spočívá také v uskutečňování plnění osvobozených od DPH bez nároku na odpočet daně.

A  případ, že zaměstnanec poruší zákaz a firemní mobilní telefon využije pro své soukromé (osobní) potřeby – samozřejmě za předpokladu, že na to zaměstnavatel, případně správce daně přijde – bude řešen jako porušení interní povinnosti. Dotyčnému zaměstnanci bude předepsána k úhradě příslušná smluvní sankce (např. právně nejsnazší zmíněná smluvní pokuta), jejíž přijetí představuje zdanitelný příjem zaměstnavatele. Z pohledu zákona o DPH se zde nejedná o žádné zdanitelné plnění, a proto sankce nebude navýšena o DPH na výstupu.

FIREMNÍ MOBIL, KTERÝ ZAMĚSTNANEC MŮŽE VYUŽÍT SOUKROMĚ ZA ÚPLATU

Oproti předešlé první variantě je komplikací, že mobilní telefon neslouží firmě pouze pro potřeby jejího podnikání, ale zčásti také pro osobní potřeby jejích zaměstnanců. Nicméně díky bezprostředně související úplatě (platbě) za tyto soukromé hovory de facto i toto využití mobilu slouží pro dosažení zdanitelných příjmů firmy, a proto zůstávají příslušné výdaje – za mobil a telekomunikační služby – plně daňově uznatelnými.

Rovněž z pohledu dotyčného zaměstnance nevzniká daňový problém, pokud ovšem za soukromý hovor hradí „cenu obvyklou”. V tom případě totiž nedochází k jeho majetkovému prospěchu spočívajícímu v úspoře peněz vynaložených na tuto jeho osobní spotřebu oproti ostatním lidem, kteří nejsou zaměstnanci dané firmy.

S tou tzv. cenou obvyklou je ale v případě telefonátů z mobilů praktická potíž. On totiž není hovor jako hovor, přičemž jeho „cenu obvyklou” ovlivňuje reálně celá řada okolností. Nejde jen o jeho délku, ale také jestli se uskutečnil v období tzv. nízkého tarifu (typicky v nočních hodinách) nebo naopak vysokého tarifu během dne, zda bylo voláno v rámci mobilní sítě téhož telefonního operátora atd. Navíc v praxi firmy neplatí za jednotlivé hovory, ale obvykle mají v rámci pevného měsíčního paušálu větší či menší počet samostatně neúčtovaných telefonních spojení nebo SMS „zdarma”, coby tzv. balíčky poskytovaných služeb apod. Takže určit objektivní „cenu obvyklou”, kterou by měl zaměstnanec za svůj osobní telefonát z firemního mobilu zaplatit zaměstnavateli, je práce pro firemního detektiva, a tak detailně precizní přístup nevyžaduje ani správce daně. Obvykle se spokojí s přiměřenou paušální úplatou navazující na ceník daného telefonního operátora odpovídající běžnému hovoru.

V souladu s tímto tolerovaným zjednodušením zaměstnavatelé mohou stanovit jednotnou paušální částkou „obvyklou cenu” požadovanou po zaměstnancích za jejich soukromé hovory firemním mobilem. Je nasnadě, že k vyúčtování a placení těchto relativně drobných korunových částek nedochází ad hoc po každém takovémto privátním telefonátu, ale souhrnně za delší období, zpravidla za kalendářní měsíc. Přičemž je praktické dohodnout pro tyto účely se zaměstnancem vzájemně optimální úhradu formou srážky z čisté mzdy.

FIREMNÍ MOBIL, KTERÝ ZAMĚSTNANEC MŮŽE VYUŽÍT SOUKROMĚ BEZÚPLATNĚ

Zaměstnavatel nebude schopen správci daně prokázat, že veškeré výdaje za předmětné telekomunikační služby vynaložil na dosažení, zajištění a udržení svých zdanitelných příjmů. A problém bude mít - coby plátce - také s uznáním plného odpočtu DPH na vstupu, kterou vůči němu uplatnil telefonní operátor. Je to obdobné jako u výdajů zaměstnavatele za pohonné hmoty spotřebované k soukromým jízdám zaměstnance firemním vozidlem.

Tuto ryze soukromou (osobní) spotřebu zaměstnanců zajisté nelze považovat za součást ekonomické - potažmo podnikatelské - činnosti zaměstnavatele ve smyslu § 5 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDPH”). Na což obecně pamatuje § 75 odst. 1 ZDPH, který říká, že „použije-li plátce přijaté zdanitelné plnění jak v rámci svých ekonomických činností, tak pro účely s nimi nesouvisejícími, má nárok na odpočet daně pouze v poměrné výši odpovídající rozsahu použití pro své ekonomické činnosti”.

Možnost pouze poměrného odpočtu DPH na vstupu platí jednak pro kupní cenu mobilního telefonu a jednak pro uskutečněné telekomunikační služby. Praktickou nesnází je, jak určit odpovídající „poměrnou výši” rozsahu použití mobilu pro firemní versus osobní potřeby. Zpravidla půjde o odhad např. 10 % soukromých hovorů umožní plátci nárokovat částečný odpočet 90 % DPH, který by ale z důvodu průkaznosti daňových tvrzení měl vycházet z reálných čísel. Například tak, že dvakrát do roka budou celý měsíc dělány čárky za každý uskutečněný (odchozí) hovor a odeslanou SMS, přičemž ty soukromé se odliší třeba delší čárkou. Samozřejmě z průkazního hlediska by byl ideální podrobný výpis všech spojení, což ale bývá draze zpoplatněnou službou.

Ustanovení § 75 odst. 2 ZDPH umožňuje také alternativní přístup, kdy plátce (zaměstnavatel) nejprve uplatní plný odpočet DPH z přijatých telekomunikačních služeb. A posléze u soukromých hovorů, SMS apod. bude naopak přiznávat DPH na výstupu, jako u tzv. fiktivně úplatných zdanitelných plnění dle § 14 odst. 3 písm. a) ZDPH, o čemž vystaví interní daňový doklad. Což je ovšem administrativně podstatně náročnější postup.

Z hlediska daně z příjmů zaměstnavatele je zřejmě možné zvrátit daňovou neznatelnost výdajů za tyto soukromé hovory zaměstnanců prostřednictvím ustanovení bodu 5 § 24 odst. 2 písm. j) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP”). Podle něj lze uplatnit jako daňově účinné výdaje (náklady) na pracovní a sociální podmínky, péči o zdraví a zvýšený rozsah doby odpočinku zaměstnanců vynaložené na … práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud tento nebo zvláštní zákon nestanoví jinak”. Takže pokud bude mít zaměstnanec např. v pracovní smlouvě zakotveno právo využívání firemního mobilu také k jeho soukromým (osobním) účelům, mohlo by se pro zaměstnavatele jednat o daňové výlohy.

Daňově bit ovšem bude také telefonista. Je totiž zřejmé, že výhoda možnosti bezúplatných soukromých telefonátů představuje určitý majetkový prospěch dotyčného zaměstnance oproti běžným smrtelníkům, na což mají obecně spadeno daně z příjmů. Tato zdanitelná výhoda samozřejmě spočívá v úspoře peněz, které by jinak musel vynaložit ze své kapsy, aby dosáhl téhož cíle. Důsledně vzato je majetkový prospěch zaměstnance dvojí povahy: z podstatně větší části jde o cenu obvyklou samotného telefonního hovoru a spíše jen symbolicky dále také o obvyklou výpůjční cenu za použití mobilního telefonu patřícího jinému vlastníkovi (zaměstnavateli).

Majetkový prospěch vypůjčitele (výprosníka) při a priori bezúplatné výpůjčce (výprose) je sice velmi široce osvobozen od daně z příjmů fyzických osob ustanovením § 4a písm. m) ZDP. Ale s výjimkou příjmů ze závislé činnosti alias ze zaměstnání, pro které toto osvobození bohužel neplatí, což je samozřejmě daný případ. Nejde však pouze o cenu za vypůjčení mobilu, která je navíc diskutabilní s ohledem na povinnost zaměstnance mít firemní mobil stále u sebe pro případ naléhavé potřeby zaměstnavatele, respektive jeho zákazníků apod.

Daleko významnější majetkový prospěch zaměstnanci pochopitelně vzniká bezúplatností samotných privátních hovorů, SMS apod. Díky této populární zaměstnanecké výhodě šetří na výdajích, i když se jedná o nepeněžní příjem, není pochyb, že patří mezi příjmy ze závislé činnosti, kam § 6 odst. 3 ZDP obecně zahrnuje „…