Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Cestovní náhrady

6.2.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

8
Cestovní náhrady

Jaroslava Pfeilerová

Problematika cestovních náhrad je řešena zvlášť pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře (§ 156 až 172 ZP) a zvlášť pro zaměstnavatele v nepodnikatelské sféře (§ 173 až 181 ZP). Některé postupy při poskytování cestovních náhrad jsou pro obě sféry zaměstnavatelů stejné, jiné se liší.

Pojem Vysvětlení Poznámka, tip, doporučení
Vysílání zaměstnance na pracovní cestu Podmínky, za kterých bude pracovní cesta vykonána, jednoznačně určuje zaměstnavatel a zaměstnanec nemá právo nic jednostranně měnit.
Zaměstnavatel mj. určí místo a čas počátku i konce pracovní cesty, místo a druh ubytování, dopravní prostředek apod.
Vyslání zaměstnance na pracovní cestu by mělo probíhat písemnou formou (nejčastěji je využívána forma tzv. cestovních příkazů).
V případech, kdy na písemném vyslání zaměstnanec netrvá a jeho práva jsou nezpochybnitelná, může být od písemného určování podmínek pracovní cesty upuštěno. Formu ústního vysílání zaměstnanců na pracovní cesty doporučujeme omezit na nejmenší možnou míru, protože v případě, že vzniknou problémy (např. dopravní nehoda nebo úraz), napomůže písemná forma vyslání zaměstnance objektivní likvidaci škody. Podle ustanovení § 42 ZP se pracovní cestou rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem z pracovních důvodů mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel přitom může zaměstnance vyslat na pracovní cestu pouze na základě dohody s ním.
§ 153 ZP
Tuzemské stravné Výši stravného při tuzemské pracovní cestě stanoví každý rok MPSV. Pro rok 2017 platí vyhláška č. 440/2016 Sb.

Podnikatelská sféra
Jednotlivé sazby stravného jsou stanoveny podle doby trvání pracovní cesty.
 
Nepodnikatelská sféra
Snížení tuzemského stravného V případě, že zaměstnanec v průběhu pracovní cesty bezplatně obdrží některé z hlavních denních jídel (snídaně – oběd – večeře), bude mu stravné stanovené vyhláškou sníženo. Pro snížení stravného není rozhodující, zda bezplatné jídlo zaměstnanci poskytl zaměstnavatel nebo třetí osoba.

Podnikatelská sféra
Zaměstnanci náleží stravné snížené až o v tabulce uvedenou hodnotu. To znamená, že zaměstnavatel při zajištění některého z hlavních denních jídel stravné snížit musí, ale může snižovat méně, než stanoví zákoník práce. Rozdíl mezi tímto nižším snížením stravného a limitem stanoveným zákoníkem práce je však zdanitelným příjmem zaměstnance, který vstupuje i do vyměřovacího základu pro odvod zákonného pojistného.

Nepodnikatelská sféra
Zaměstnavatelům v nepodnikatelské sféře není dána možnost snižovat až o 70 % (resp. 35 %, 25 %), ale stravné je nutné vždy snížit o celou zákonem stanovenou částku.

§ 163, 176 ZP
Zahraniční stravné Při zahraniční pracovní cestě náleží zaměstnanci v roce 2017 stravné v cizí měně stanovené v závislosti na délce pracovní cesty v jednom dni vyhláškou MF č. 366/2016 Sb.
Na rozdíl od tuzemského stravného je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance (v restauracích a stravovacích zařízení střední skupiny).
Ministerstvo financí stanoví výši zahraničního stravného na základě návrhu ministerstva zahraničních věcí. Pro rok 2017 se zvyšuje 15 položek. Jedinou evropskou zemí, u níž se pro rok 2017 upravují sazby zahraničního stravného je Finsko, kde je stravné zvyšuje z 45 EUR na 50 EUR.

§ 170, 179 ZP
Snížení zahraničního stravného
Podnikatelská sféra

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře je povinen v případě zajištění některého z hlavních denních jídel snížit stravné stanovené vyhláškou MF. Snížení však nemusí být provedeno v plné výši stanovené zákoníkem práce (s rozdílem je však nutné se daňově vypořádat).


Nepodnikatelská sféra

V případě zajištění některého z hlavních denních jídel (snídaně, obědu nebo večeře) je povinností zaměstnavatele v neziskové sféře za každé jídlo snížit zahraniční stravné.


§ 170, 179 ZP
Souběh nároku na tuzemské i zahraniční stravné v jednom dni Při stanovení výše zahraničního stravného je nutné si uvědomit, že nárok na zahraniční stravné vznikne již v případě, že pracovní cesta na území cizího státu trvá alespoň jednu hodinu.
Pokud však posuzujeme souběh nároku na tuzemské i zahraniční stravné v jednom dni, musíme postupovat následujícím způsobem. Nejprve určíme, zda v posuzovaném dni vznikl zaměstnanci nárok na tuzemské stravné. Pokud ano, má v témže dni nárok na zahraniční stravné pouze v tom případě, že na území cizího státu strávil více než 5 hodin.
Podmínka trvání pracovní cesty na území cizího státu při souběhu nároků na tuzemské i zahraniční stravné je stanovena od roku 2012, protože v minulosti často docházelo k situaci, kdy výše náhrady odpovídala až čtyřem hlavním jídlům za jeden den pracovní cesty.
§ 170 ZP
Kapesné Při zahraniční pracovní cestě vznikají zaměstnanci některé výdaje, které nemají charakter žádného výdaje, za který náleží cestovní náhrady (např. spropitné číšníkům, pokojským, nosičům, poplatek za toaletu apod.).
Zákoník práce stanoví možnost krýt tyto náklady osobního charakteru poskytnutím kapesného až do výše 40 % zahraničního stravného.Kapesné se vypočítává z částky stravného stanoveného podle délky pracovní cesty, a to před případným snížením za bezplatně poskytnuté jídlo. Vzhledem k nejednoznačnému znění zákoníku práce byla tato skutečnost některými odborníky vykládána jinak. Tyto pochybnosti od 1. 10. 2015 odstranila novela § 180 ZP.
Kapesné je dobrovolným plněním, které může být poskytnuto zaměstnancům v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře. Pokud je kapesné zaměstnanci poskytnuto, nemá povinnost zaměstnavateli prokazovat, za co kapesné vynaložil. Kapesné nad rámec stanoveného limitu podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti a také zákonnému pojistnému.
§ 180 ZP
Náhrada jízdních výdajů – při použití dopravních prostředků hromadné přepravy Zaměstnanec se v průběhu pracovní cesty přepravuje způsobem stanoveným zaměstnavatelem.
V případě použití hromadného přepravního prostředku se může jednat např. o autobus, vlak, letadlo, loď, vozidla taxislužby apod.
Jízdní výdaje při cestě hromadnými dopravními prostředky zaměstnanec dokládá jízdenkou, letenkou, dokladem o zaplacení apod.
Pokud zaměstnanec příslušný doklad z objektivních důvodů nepředloží, má zaměstnavatel možnost (nikoli však povinnost) příslušný výdaj uhradit i bez předložení příslušného dokladu. Pokud se zaměstnavatel rozhodne proplatit cestovní výdaj i bez předložení dokladu (např. z důvodu jeho ztráty), může si příslušnou částku daňově uplatnit a pro zaměstnance se jedná o příjem, který nepodléhá dani ze závislé činnosti.
§ 157, 158, 175 ZP
Náhrada jízdních výdajů při použití jiného než služebního vozidla – postup při výpočtu náhrady za jeden kilometr Náhrada za jeden ujetý kilometr jiným než služebním vozidlem bude vypočtena následujícím způsobem:Sazba základní náhrady + (spotřeba PHM × cena PHM) : 100 Jiným než služebním vozidlem se rozumí – vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo zaměstnancem pronajaté nebo vypůjčené.
Poznámka: Náklady při použití služebního vozidla nejsou řešeny zákoníkem práce, ale daňovým zákonem.
§ 157, 158, 175 ZP
Náhrada jízdních výdajů při použití jiného než služebního vozidla – sazba základní náhrady Pro rok 2017 dle vyhlášky MPSV č. 440/2016 Sb. a zákoníku práce.
Tyto částky jsou náhradou za amortizaci vozidla a výdaje, které s provozem vozidla souvisejí (např. opravy, náhradní díly, výměny oleje, mytí vozidla apod.).Limit stanovený vyhláškou MPSV je stejný bez ohledu na hodnotu použitého vozidla.
MPSV při stanovení sazby základní náhrady vychází z vývoje indexů cen položek spojených s pořízením a provozem motorových vozidel.
§ 157, 158, 175 ZP
Cena PHM při použití jiného než služebního vozidla Dalším údajem nezbytným pro výpočet náhrady jízdních výdajů je cena PHM, kterou lze zjistit dvěma způsoby:
  • dokladem o nákupu – cena prokázaná

Pokud zaměstnanec prokáže cenu PHM dokladem o nákupu, ze kterého je zřejmá souvislost s pracovní cestou, vychází zaměstnavatel z ceny PHM včetně DPH uvedené na tomto dokladu.
  • stanovená vyhláškou MPSV – průměrná cena


Pro rok 2017 platí vyhláška MPSV č. 440/2016 Sb. která stanoví:
Při prokazování ceny PHM dokladem o nákupu bude jeho souvislost s pracovní cestou posuzovat zaměstnavatel, který zná nejlépe všechny související okolnosti. Není přitom důležité, kolik litrů PHM zaměstnanec na základě předloženého dokladu nakoupil, protože dokladem o nákupu se prokazuje cena PHM, nikoli množství PHM. V případě, že zaměstnanec doloží cenu PHM (např. při delší pracovní cestě) více doklady o nákupu, vychází zaměstnavatel z ceny zjištěné aritmetickým průměrem z předložených dokladů.

Průměrná cena PHM je využita v případech, kdy zaměstnanec cenu neprokáže dokladem o nákupu. Tuto cenu každý rok stanoví MPSV vyhláškou.
Způsob určení ceny PHM si zvolí podle svého uvážení zaměstnanec, který může s těmito možnostmi i kalkulovat a v době, kdy bude cena benzínu klesat, bude při stanovení náhrady vycházet z ceny stanovené vyhláškou a naopak.
§ 157, 158, 175 ZP
Postup zjištění spotřeby PHM při použití jiného než služebního vozidla Pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel použije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství (např. 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES).

Pokud technický průkaz vozidla nebude údaj podle norem ES obsahovat, vypočte zaměstnavatel průměrnou spotřebu aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.
V některých technických průkazech nejsou uvedeny žádné údaje o spotřebě motorového vozidla. Zaměstnanci, který je majitelem takového vozidla, přísluší náhrada za PHM, jen pokud spotřebu prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Mnozí účetní i zaměstnanci však uvádějí, že obstarání TP shodného vozidla se shodným objemem válců je dosti problematické. Další možností je doplnění údaje o spotřebě na základě certifikátu o průměrné spotřebě u Ústavu pro výzkum silničních motorových vozidel v Praze. Platbu za vystavení certifikátu, výdaje na cestu apod. hradí zaměstnanec ze svých prostředků, nelze je považovat za nutný výdaj při pracovní cestě. Někteří zaměstnanci, kteří nemají v technickém průkazu uveden údaj o spotřebě, se obracejí na výrobce či autorizované dovozce s žádostí o vystavení dokladu, ze kterého bude spotřeba PHM zřejmá. V mnohých případech zaměstnanci (po sdělení potřebných údajů) příslušný doklad obdrželi a sdělené informace využívají při výpočtu náhrady za spotřebované PHM.
§ 157, 158, 175 ZP
Náhrady za PHM – použití jiného než služebního vozidla při zahraniční cestě Za kilometry ujeté při pracovní cestě v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí. Může však nastat situace, kdy zaměstnanec z vážných důvodů příslušný doklad o nákupu PHM v zahraničí nedoloží.
Pro tyto případy zákoník práce povoluje při výpočtu jízdních výdajů použít cenu uvedenou zaměstnancem v prohlášení. Nebude-li zaměstnanec požadovat proplacení náhrady za spotřebovanou PHM v cizí měně, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu jízdních výdajů v české měně při použití průměrných cen stanovených vyhláškou MPSV.
Mimo náhradu za spotřebované PHM v cizí měně náleží zaměstnanci za každý kilometr ujetý při zahraniční pracovní cestě sazba základní náhrady (3,90 Kč). Tato sazba je vždy vyplácena v české měně, tedy i za kilometry ujeté zaměstnancem v zahraničí.
§ 157, 158, 175 ZP
Náhrada jízdních výdajů při použití jiného než určeného dopravního prostředku V souladu se zákoníkem práce může zaměstnanec požádat zaměstnavatele, aby mu povolil namísto určeného hromadného dopravního prostředku použít jiný dohodnutý dopravní prostředek.
Pokud bude zaměstnavatel s tímto způsobem přepravy při pracovní cestě souhlasit, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů v hodnotě jízdenky původně určeného dopravního prostředku.
Pokud zaměstnavatel změnu dopravního prostředku nepovolí, musí zaměstnanec cestovat původně určeným dopravním prostředkem.
V praxi se můžeme setkat s případy, kdy zaměstnanci příkazu zaměstnavatele neuposlechnou a vlastní automobil použijí, i když jej nemají zaměstnavatelem schválený. V tomto případě mimo jiné jde o porušení pracovněprávního předpisu a zaměstnanec nemusí dostat proplacenu náhradu jízdních výdajů, protože necestoval určeným přepravním prostředkem. Současně je potřebné pamatovat na to, že pokud zaměstnanci při pracovní cestě vznikne škoda (např. v důsledku autohavárie), nemá nárok na její náhradu, protože nedodržel podmínky pracovní cesty stanovené zaměstnavatelem.
§ 157, 158, 175 ZP
Vyúčtování pracovní cesty Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování.
Zákoník práce stanoví v § 183 odst. 3 ZP pořádkovou lhůtu, podle které je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po návratu z pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu.
Stejně tak je desetidenní lhůta stanovena i zaměstnavateli, a to ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. V této lhůtě je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance.
Od této „pořádkové” desetidenní lhůty se však lze „odklonit” a zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na jiné lhůtě. V praxi je toto ustanovení poměrně často využíváno a zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnancem sjednávají pro vyúčtování delší lhůtu. Toto ujednání umožní vypořádat cestovní náhrady, např. za kalendářní měsíc a doplatek nároku zaměstnanci poslat spolu se mzdou nebo platem jedenkrát měsíčně na účet zaměstnance, který zaměstnanec uvedl v písemné dohodě o bezhotovostní výplatě mzdy / platu.
Lhůty stanovené zákoníkem práce, případně lhůty prodloužené po vzájemné dohodě, musí být zaměstnancem splněny. Pokud zaměstnanec soustavně lhůty nedodržuje, porušuje zákoník práce a zaměstnavatel mu může uložit pracovněprávní sankce. Nárok na vyplacení náhrad však v tomto případě zaměstnanci nezaniká, protože lhůty stanovené zákoníkem práce pro vyúčtování cestovních náhrad jsou pouze pořádkové. To znamená, že i když zaměstnanec nedodrží desetidenní lhůtu nebo lhůtu zaměstnavatelem prodlouženou, neztrácí na cestovní náhrady nárok (Občanský zákoník stanoví tříletou promlčecí lhůtu.)

Zaměstnanec je povinen vyúčtování cestovních náhrad provést na tiskopisu určeném zaměstnavatelem. Po vyplnění písemnosti zaměstnanec prohlásí, že příslušné údaje uvedl správně a vše podepíše. Účetní, který je pověřen kontrolou vyúčtování, ve spolupráci s příslušným vedoucím pracovníkem odsouhlasí správnost uplatněných náhrad (částky, na které zaměstnanec nemá nárok, zruší a případné scházející náhrady doplní). Každý zaměstnanec musí provést samostatné vyúčtování, nelze připustit, aby více zaměstnanců vyúčtovalo pracovní cestu na jednom tiskopisu.
§ 183 ZP
Měny, ve které jsou vypořádány vratky nebo nedoplatky cestovních náhrad Částku, o kterou byla záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí prokázané cestovní náhrady, zaměstnanec vrací v měně, která mu byla poskytnuta, v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil nebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než prokázané cestovní výdaje, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. To znamená, že zákoník práce nezakazuje doplatky cestovních náhrad v cizí měně. Pokud je vratka nebo doplatek z vyúčtování pracovní cesty uskutečněn v jiné měně, bude přepočet měn proveden kurzem stanoveným v ust. § 183 příp. § 184 ZP.
Poskytování záloh před pracovní cestou Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před vysláním na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu ve výši předpokládaných výdajů. Záloha může být poskytnuta v různé formě např. vyplacením hotovosti, cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
Výše zálohy by měla být přiměřená podmínkám pracovní cesty, které zaměstnavatel určil, především délce pracovní cesty, určenému dopravnímu prostředku a ubytování. Zejména u zahraničních pracovních cest je třeba dbát na to, aby zaměstnanec měl u sebe prostředky i pro nepředvídané případy.
Zákoník práce připouští i výjimku a zejména v případě náhlých pracovních cest v praxi nebývá zaměstnanci záloha předem poskytnuta. Samozřejmě je nutné, aby zaměstnanec s tímto postupem souhlasil. Někteří zaměstnavatelé si příslušné ustanovení zákoníku práce vykládají tak, že záleží na jejich rozhodnutí, zda zálohu zaměstnanci poskytnou nebo ne. Jedná se však o špatný výklad zákona, protože s případným neposkytnutím zálohy musí zaměstnanec souhlasit. Výdaje, které vznikají při pracovní cestě, jsou výdaje zaměstnavatele a zaměstnanec není povinen je hradit ze svých prostředků. Vzhledem k tomu, že zejména při zahraničních pracovních cestách obvykle zaměstnanci vznikají vysoké cestovní výdaje, je vhodné případnou žádost zaměstnance o neposkytování zálohy zaznamenat v cestovním příkazu.
Tento záznam může být důležitý zejména v případech, kdy se zaměstnanec vinou nedostatku finančních prostředků dostane do svízelné situace, ze které mu následně může vzniknout škoda.

§ 183 ZP
Zaokrouhlování Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek – tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.
Zaokrouhlování „mezivýpočtů” a také doplatků či vratek v cizí měně zákoník práce neřeší. Platí však zásada zaokrouhlovat co nejméně.
Zákoník práce řeší zaokrouhlování doplatků a přeplatků z vyúčtování cestovních náhrad pouze v české měně. V případech, kdy je proveden doplatek nebo přeplatek v cizí měně, je potřebné vycházet z ust. § 146 odst. 3 DŘ a výsledek zaokrouhlit na dvě platná desetinná místa.

§ 183 ZP
§ 146 odst. 3 DŘ
Kurzy pro přepočet cizí měny V souvislosti s poskytováním cestovních náhrad účetní jednotka zachycuje celou řadu účetních případů. V případě některých přepočtů na českou měnu je používán účetní kurz, v jiných případech zase kurz stanovený zákoníkem práce. § 183, 184 ZP
Účetním kurzem se rozumí:
Kurz ČNB k okamžiku uskutečnění účetního případu.
Pevný kurz, kterým se podle zákona o účetnictví rozumí kurz stanovený vnitřním předpisem účetní jednotky na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou, používaný účetní jednotkou po předem stanovenou dobu.
V případě nákupu cizí měny, např. v bance nebo ve směnárně, lze při přepočtu na českou měnu použít kurz, za který byla cizí měna nakoupena.
Kurzy stanovené v ust. § 183 a § 184 ZP jsou používány vždy při přepočtu mezi měnami – ve vztahu k zaměstnanci (tj. např. při doplatku nebo přeplatku v jiné měně než byla poskytnuta záloha). Jedná se o následující kurzy ČNB:
  • v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:

    • kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy,

    • kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (dokladem o směně v bance nebo směnárně),

  • v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:

    • kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Pokud není prováděn ve vztahu k zaměstnanci žádný přepočet měn, nevznikne důvod pro využití kurzů stanovených zákoníkem práce.
Daňová problematika Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře
Podnikatelské subjekty mají zákoníkem práce stanoveny pouze minimální náhrady, které zaměstnanec musí obdržet. Horní limit není stanoven, a tak zaměstnavatelé mohou poskytovat cestovní náhrady i ve vyšších částkách, než stanoví zákoník práce.
Případné nadlimitní plnění je nutné zahrnout do zdanitelných příjmů zaměstnance a současně také do vyměřovacích základů pro odvod zákonného pojistného.
Z hlediska zaměstnavatele (podnikatele) jsou poskytnuté cestovní náhrady daňově uznatelným nákladem (i nadlimitní částky).Důležitou podmínkou při daňovém posuzování je, že zaměstnanci skutečně proplácíme výdaje spojené s pracovní cestou (tedy s cestou související s výkonem práce sjednané v pracovní smlouvě). Pokud se bude jednat např. o výdaje spojené s cestou do práce nebo o jízdní výdaje spojené se zvyšování kvalifikace zaměstnanců, nelze poskytnutá plnění posuzovat jako cestovní náhrady, ale jako dobrovolný zaměstnanecký benefit s jiným daňovým dopadem.
Zaměstnavatelé v nepodnikatelské sféře
Zaměstnavatelé v nepodnikatelské sféře mají zákoníkem práce stanoveny limity, v jejichž rámci mohou stravné poskytovat.
Zaměstnancům nemohou být poskytovány vyšší, ale ani nižší náhrady, než stanoví zákoník práce. Náhrady v rámci zákoníku práce nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a také nevstupují do vyměřovacího základu pro odvod povinného pojistného. Pro zaměstnavatele se jedná o daňově účinný náklad.

§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP
§ 24 odst. 2 písm. zh) ZDP

Komentář:

Tuzemské stravné

Stravné při tuzemských pracovních cestách slouží ke krytí rozdílu mezí hodnotou jídla, které by zaměstnanec spotřeboval doma a vyššími náklady, které vznikají při pracovní cestě. Sazba tuzemského stravného tedy neslouží k tomu, aby pokryla stravování zaměstnance v plné výši.

Snížení tuzemského stravného

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře stravné snižovat musí, ale na rozdíl od zaměstnavatele v nepodnikatelské sféře může stravné snížit o menší položku, než činí maximální částka stanovená zákoníkem práce. Z nadlimitního plnění však musí být odvedena daň ze závislé činnosti a také zákonné pojistné.

Zaměstnavatelé v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře budou stravné snižovat pouze při poskytnutí některého z hlavních denních jídel (snídaně – oběd – večeře), v jiných případných se stravné nesnižuje.

Zahraniční stravné

Na rozdíl od tuzemského stravného, je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance (v restauracích a stravovacích zařízeních střední skupiny). V případě využití automobilu, vlaku a autobusu začíná zahraniční část pracovní cesty (s nárokem na zahraniční stravné) okamžikem překročení státní hranice. Při využití letadla začíná a končí zahraniční část pracovní cesty dobou odletu letadla z ČR a příletem zpět na tuzemské letiště.

Snížení zahraničního stravného

Stejně jako při tuzemských pracovních cestách platí i v případě zahraničních pracovních cest pravidlo, že v podnikatelské sféře může být stravné sníženo i méně, ale cestovní náhrady nad rámec limitů stanovených pro nepodnikatelskou sféru budou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a také budou podléhat odvodům zákonného pojistného.

Náhrada jízdních výdajů při použití jiného než určeného dopravního prostředku

V případě žádosti zaměstnance o změnu dopravního prostředku (např. z vlaku na vlastní automobil) musí zaměstnavatel vyhodnocovat celou řadu souvisejících okolností a povinností, které mu při použití vozidla zaměstnance vzniknou. Jedná se např. o povinnost zaměstnavatele uhradit silniční daň za dny použití vozidla v souvislosti s podnikáním a také povinnost prověřit technickou způsobilost vozidla. Současně musí zaměstnavatel zvážit skutečnost, že pokud zaměstnanci vznikne při výkonu práce škoda (např. při autohavárii), může být povinen k její náhradě apod.

Cena PHM při použití jiného než služebního vozidla

V některých případech je v technickém průkaze vozidla uvedeno, že motor vozidla je poháněn PHM, která není uvedena ve vyhlášce MPSV. V těchto případech musí být cena vždy doložena dokladem, jinak nejde náhrada za spotřebované PHM vypočítat a následně proplatit (ve vyhlášce MPSV nezjistíme např. průměrnou cenu LPG).

Cestovní náhrady člena orgánu právnické osoby

Zákoník práce stanoví povinnost poskytovat cestovní náhrady zaměstnancům, nikoli členům orgánů právnických osob (jednatelům, členům představenstev apod.)

Členům orgánů právnických osob lze při cestách souvisejících s výkonem funkce poskytovat cestovní náhrady pouze v případech, kdy toto právo bylo písemně sjednáno ve smlouvě o výkonu funkce.

Nedodržení příkazu zaměstnavatele

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu a jako přepravní prostředek určil autobus. Zaměstnanec však použil vlastní automobil. V průběhu pracovní cesty došlo k havárii a poškození vozidla zaměstnance. Je povinen zaměstnavatel k náhradě škody?

Není, protože zaměstnanec nedodržel zaměstnavatelem stanovené podmínky pracovní cesty.

Tuzemské stravné

Zaměstnanec společnosti Beta, s. r. o., vykonal pracovní cestu, která v jednom dni trvala 10 hodin. Jaké mu náleží stravné?

Zaměstnanci náleží stravné v prvním časovém pásmu tj. minimálně ve výši 72 Kč.

Zajištění občerstvení

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na školení, v jehož průběhu zaměstnanec obdržel kávu, chlebíček a minerálku. Je třeba mu snížit stravné?

Vzhledem k tomu, že zaměstnanci nebylo zajištěno žádné z hlavních denních jídel, nebude zaměstnavatel stravné snižovat.

Počátek a konec zahraniční pracovní cesty v případě letecké přepravy

Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu do Paříže. Podle pokynů zaměstnavatele cestoval letadlem z Brna do Prahy a následně do Paříže. Jak se zjistí cestovní náhrady v cizí měně?

Pro poskytování náhrad v cizí měně je rozhodující doba odletu z ČR a doba příletu do ČR.

Náhrady na cestovní náhrady v cizí měně tedy začnou odletem z Prahy a skončí příletem zpět do Prahy. Cesta z Brna do Prahy je součástí tuzemské části pracovní cesty.

Snížení stravného při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa. Pracovní cesta začala od 1. 4. v 9,00 hod. a ukončena byla 3. 4. v 7,00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Jaké náleží zaměstnanci zahraniční stravné?

První den trvala pracovní cesta 15 hod. Nárok na stravné je podle doby trvání pracovní cesty 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 %, tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30 – 10,5).

Druhý den trvala pracovní cesta 24 hod. Nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty je 45 EUR, snížení za oběd 25 % tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45 – 11,25).

Třetí den trvala pracovní cesta 7 hod. Nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR).

Souběh tuzemského i zahraničního stravného

Zaměstnanec vykonal na příkaz zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu. Poslední den trvání pracovní cesty strávil část doby na území SRN a část doby na území ČR. Jak se stanovuje nárok na stravné?

Alternativa I:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 10 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 7 hod.

Stanovení nároku na stravné:

  • nárok na zahraniční stravné zaměstnanci nevznikne (netrvala déle než 5 hod.),

  • nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).

Alternativa II:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 7 hodin ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 15 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 7 hod. a na území ČR 8 hod.

Stanovení nároku na stravné:

  • nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),

  • nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).

Alternativa III:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil v místě bydliště v 7 hod. ráno.

  • zaměstnanci vznikne nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),

  • nárok na tuzemské stravné zaměstnanci nevznikne.

V tomto případě se nejedná o „souběh nároku na stravné v české i v zahraniční měně” a z toho důvodu je potřebné při stanovení výše stravného vycházet ze základního pravidla, podle kterého má zaměstnanec nárok na zahraniční stravné v případě, kdy na území cizího státu stráví alespoň jednu celou hodinu.

Alternativa IV:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 16 hodin a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště ve 22 hodin.

  • nárok na zahraniční stravné 30 EUR (2/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),

  • nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).

Zaměstnanec vyjel dne 1. 7. v 9,00 hod. z Prahy na třídenní služební cestu do Brna. V rámci této pracovní cesty dne 2. 7. odjel z Brna na Slovensko, kde pobýval od 15,00 hod do 18,50 hod. a následně se vrátil zpět do Brna. Pracovní cestu zaměstnanec ukončil dne 3. 7. v místě bydliště v Praze v 19,00 hod.

Nárok zaměstnance na stravné:

  • První den pracovní cesta trvala na území ČR od 9,00 hod. do 24 hod (tj. 15 hod.) zaměstnanec